Cztery etapy pracy, które pomogą Ci przygotowywać najbardziej profesjonalne raporty na świecie

with Brak komentarzy

raport

Bardzo często tworzymy raporty i różne zestawienia. Jest to nieodłączny element obowiązków administracyjnych. Skoro tak, jest to również obszar, gdzie możemy się doskonalić, który możemy usprawniać i stawać się co raz bardziej pomocnymi i efektywnymi.

W mojej pracy było podobnie. Wciąż proszona byłam o przygotowanie zestawień informacji na przeróżne tematy, związane z wieloma aspektami funkcjonowania firmy. Niektóre z raportów były wydarzeniami jednorazowymi, inne cyklicznymi (tygodniowe, miesięczne, kwartalne, roczne). Najtrudniejsze i najbardziej pracochłonne były te jednorazowe, gdyż wymagały dużego nakładu pracy na zbieranie danych. Jak oszczędzałam czas na pozostałych, opowiem pod koniec tego wpisu. Również pod koniec artykułu, moja rada jak wzmacniać wrażenie własnego profesjonalizmu za pomocą raportów.

A poniżej, krótka lista czterech etapów pracy. Bardzo podobają mi się te etapy, ponieważ, są proste a przy okazji na tyle uniwersalne, że można zastosować je do praktycznie każdego przygotowywanego raportu, niezależnie od jego zawartości merytorycznej.

Powiem Wam szczerze, że pomimo, że nie jestem już etatowym pracownikiem biurowym, nadal te zasady stosuję. Zmiana obowiązków zawodowych wcale nie spowodowała, że przestałam zestawiać informacje i tworzyć raporty.

Oto te etapy:

  1. Etap planowania: Dowiedz się jaki jest cel Twojej pracy nad raportem.

W idealnym świecie, każda praca powinna mieć sens. Jeśli ktoś nas o coś prosi, to raczej powinien wiedzieć, co chce za pomocą naszego zaangażowania osiągnąć. Zastosowanie tej pierwszej zasady pozwala nam ruszyć z dalszą pracą i zaplanować ją sobie odpowiednio. Gdyż, jeśli w toku rozmowy o celu, okaże się że nie do końca wiadomo po co ten raport ma powstać, to wiemy, że nie warto się w niego angażować zanadto. Najgorsze, co może nas spotkać, to wykonanie świetnej, nikomu niepotrzebnej pracy. Życzę Wam, aby nie zdarzało się Wam to zbyt często.

Jeśli okaże się, że osoba, która prosi Was o raport wie w jakim celu o niego prosi, to dla Was jest to informacja, że praca którą wykonacie ma sens i warto się do niej przyłożyć. Dzięki Waszemu zaangażowaniu, komuś będzie łatwiej popchnąć swój kawałek pracy do przodu.

Dowiedzcie się jak najwięcej na temat, jak raport będzie wykorzystany. Czy powstanie na jego podstawie prezentacja? Czy będzie ilustracją pod rozmowę? Czy będzie komuś udostępniany? A może ma dać wiedzę na temat stanu aktualnego danego wycinka rzeczywistości, by pomóc podjąć decyzję o planowaniu przyszłości?

W tym miejscu, warto również dopytać się na kiedy raport ma być gotowy. Pomoże Wam to nie stracić panowania nad własnym kalendarzem i odpowiednio zaplanować pracę.

Dzięki dobremu zebraniu informacji w tej części pracy, kolejne pójdą Wam jak z płatka.

  1. Faza zbierania danych: Skąd wziąć dane do raportu?

Każdy raport aby mógł powstać, musi być oparty o dane. Dane powinny być aktualne, kompletne i rzetelne. Pytanie skąd je wziąć. Prawdopodobnie, w wielu sytuacjach, dane otrzymacie wraz z prośbą o sporządzenie raportu. Jeśli nie, przede wszystkim u osoby zlecającej dowiedzcie się, czy zna źródła, które dostarczą Wam odpowiednich danych. Jeśli okaże się, że nie, wówczas jesteście zdani na siebie, swoją pomysłowość i siłę przekonywania. Pół biedy, jeśli dane do raportu są wewnątrzfirmowe. Wtedy udajecie się do odpowiednich osób i od ręki, lub po niejakim czasie, dane te uzyskujecie. Gorzej, jeśli potrzebne informacje trzeba pozyskać gdzieś poza firmą. To może być trudniejsze i trwać dłużej. Niekiedy może również wiązać się z kosztami dodatkowymi. Jeśli tak będzie, oszacujcie czas jaki będzie potrzebny na zebranie danych i sprawdźcie, czy jesteście w stanie dotrzymać terminu umówionego z osobą, która zleciła Wam pracę. Jeśli zachodzi ryzyko niedotrzymania terminu, bez zwłoki przekażcie tę informację. Wspólnie ustalcie co dalej. Być może raport musi być w tym terminie, albo ze względu na czas z pozyskania części danych będziecie musieli zrezygnować, albo termin będzie mógł być wydłużony odpowiednio. Na bieżąco informujcie również o ewentualnych kosztach. Gdy już macie wszystkie dane, można przejść do kolejnej, trzeciej fazy.

  1. Faza zestawiania danych: Co jest ważne? Co wybrać?

Tu, przyda Wam się odpowiedź na pytanie czemu raport posłuży. Bo, wiem z doświadczenia, że dane, które pozyskacie, będą zdecydowanie szersze, niż potrzebne do przygotowania raportu. Dzięki konkretnej odpowiedzi co raport ma prezentować, będziecie umiały z masy informacji wyłowić te właściwe do zestawienia.

W tej fazie najczęściej podstawowym wykorzystywanym narzędziem jest excel. Jeśli go nie znacie, naprawdę, dla Waszego dobra zachęcam aby się tego programu nauczyć. Nie jestem w stanie polecić żadnego dobrego kursu, który mógłby Wam pomóc, ale na You Tube jest mnóstwo filmików instruktażowych, gdzie możecie się dowiedzieć jak wykonać poszczególne operacje. Ja Excela uczyłam się w ten sposób, że kupiłam sobie na początek najgrubszą książkę jaką znalazłam o tym programie, była to Biblia Excela wydawnictwa Helion i przeczytałam ją całą. Zrobiłam to po to, aby wiedzieć co ten program potrafi. Potem, używałam jej dokładnie tak jak Biblii ? jeśli potrzebowałam pomocy do rozwiązania konkretnego problemu, wracałam do fragmentu, który tę sprawę objaśniał. Tu link do aktualnej wersji tej książki: Excel 2013 Biblia.

Zdarzało mi się również przygotowywać zestawienia, raporty w Wordzie. Ale zdecydowanie rzadziej. Były to najczęściej proste tabelki, które miały funkcję typowo informacyjną. Nie służyły w żaden sposób do analizy.

  1. Faza ?wykańczania?: Jak to pokazać?

Trochę jak w makijażu, lub u fryzjera :-). Informacją, która pomoże Wam podjąć decyzję, na jakim poziomie raport ma być wykończony, jak ma wyglądać jest wiedza gdzie będzie się musiał pokazać. Czy będzie on w formie dostarczonej przez Was przekazywany dalej, czy posłuży jako materiał źródłowy do dalszego przetworzenia.

W mojej sytuacji bywało różnie. Niekiedy dane zestawiałam po prostu w tabeli, dodawałam wykres i przekazywałam dalej jako arkusz w Excelu, niekiedy w Wordzie, czasami zamkniętym w PDF, a czasami przygotowywałam prezentację w Power Point.

Jako że, zbliżamy się do końca artykułu, obiecałam Wam, że napiszę jak oszczędzałam czas tworząc raport więcej niż jeden raz, czyli w jakimś określonym cyklu.

Jak oszczędzać czas przy tworzeniu raportów?

Sprawa jak zawsze jest prosta. Po prostu, od razu tworzyłam szablon, zapisywałam sobie w stosownym miejscu w komputerze, a potem służył mi on jako matryca do zapełnienia danymi. Druga sprawa, nigdy nie nadpisywałam danych na wcześniej stworzonym zestawieniu, tylko tworzyłam nowy i w ten sposób powstawało archiwum, w którym miałam wszystkie dane aktualne na dzień sporządzenia raportu. Przydawało mi się to kilkakrotnie, gdy np. po roku zestawień miesięcznych, ktoś prosił mnie o przygotowanie zestawienia rocznego. Wtedy nie musiałam odszukiwać wszystkiego jeszcze raz, tylko w odpowiednich plikach miałam to zachowane i mogłam ponownie wykorzystać efekty wcześniejszej pracy.

Jak tworzyć swój dobry wizerunek poprzez tworzenie raportów?

Zupełnie nieświadomie, intuicyjnie, nasza praca nad komunikacją pisemną oceniana jest poprzez trzy aspekty:

  1. Kompletność ? czy dane które autor zawarł są dokładnie tymi, które zawrzeć powinien? Czy zawarł wszystkie, które powinien?
  2. Wiarygodność ? czy dane, które wykorzystał są aktualne, pochodzą z wiarygodnych źródeł?
  3. Komunikację ? czy to co widzę jest dla mnie zrozumiałe, przydatne i czytelne? Czy potrafię szybko znaleźć interesujące mnie informacje? czy forma raportu jest adekwatna do moich potrzeb?

Jeśli przejdziecie przez cztery powyższe fazy rzetelnie, to ocena każdego z trzech aspektów będzie na pięć z plusem.

Pamiętam gdy kiedyś, po przesłaniu jednego z cyklicznych raportów, wzbogaconego o wykres, którego wcześniej nie dodawałam, w ramach informacji zwrotnej usłyszałam: zaje*** Pani Izo. Dokładnie o to mi chodziło.

O zasadach udzielania informacji zwrotnej, chwaleniu jeszcze kiedyś napiszę. Tu przytaczam tę dykteryjkę, aby Wam powiedzieć, że ciągłe doskonalenie się powoduje, że Wasza praca będzie doceniana, niekiedy werbalnie, a niekiedy materialnie. Oczywiście obu form jak najczęściej Wam życzę.

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply