Dwie najbardziej podstawowe zasady, które sprawiają że maile są czytane i budują dobry wizerunek nadawcy

with 1 komentarz

Co raz częściej mail jest formą pierwszego kontaktu z inną osobą. W ten sposób wysyłamy nasze aplikacje w trakcie procesu rekrutacji, piszemy do potencjalnego klienta, współpracownika, podwykonawcy.

Nasz wygląd: adekwatna do sytuacji fryzura, stosowne ubranie, wypucowane buty, niejednokrotnie mogą zaważyć na sukcesie i pomóc lub zaszkodzić w osiąganiu celów w trakcie spotkania osobistego. Podobnie wygląd i sposób przygotowania przez nas maila może spowodować, że próba nawiązania kontaktu z innym człowiekiem przy użyciu poczty mail może okazać się sukcesem, lub spali na panewce.

Dzisiejszy wpis, to przedszkole w temacie prowadzenia korespondencji mail, ale jak już napisałam powyżej, ma diametralne znaczenie. Dlatego nie chcę tych zagadnień pominąć. W tym wpisie zajmuję się wyłącznie tymi elementami maila, które widać jeszcze zanim w niego klikniemy i dowiemy się co zawiera.

Oto, dwa najważniejsze zagadnienia na które przede wszystkim należy zwrócić uwagę przygotowując maila:

  1. Adres z którego wysyłamy wiadomość musi wyglądem wzbudzać zaufanie

Nie ma problemu jeśli maila piszemy lub otrzymujemy z adresu firmowego dużej, zadbanej firmy lub korporacji. Wówczas zwykle wszystko wygląda jak należy. Najczęściej taki adres składa się z imienia i nazwiska lub pierwszej litery imienia i całego nazwiska. Następnie jest znak @ po którym pojawia się nazwa domeny, koniecznie zgodna z nawą firmy.

Zupełnie inaczej przedstawia się sytuacja, gdy maila przygotowuje osoba prywatna, mała firma lub ktoś kto rozwija swoją markę osobistą. W takiej sytuacji często zdarza mi się odbierać maile które, mam wrażenie, są wyrazem osobowości i charakterystyką ich właściciela. Nie wiem na ile jest to zabieg świadomy, a na ile przypadek. Wyobraźcie sobie, że pracujecie w firmie rekruterskiej i otrzymujecie maila z adresu ?ognisty_ogier@buziaczek.pl?. Szukacie dla siebie asystentki i pisze do Was ?lola69@randka.pl?. Jakie skojarzenia Wam się pojawiają? Jakiej pracy mogą poszukiwać osoby ukrywające się pod takimi adresami?

Podane przykłady są oczywiście skrajne. Najczęściej mail składa się ze zdrobnienia imienia, ksywki i rzędu cyferek. Po prostu nie mówi nic i z niczym się nie kojarzy. Wygląda na nieprzemyślany i przypadkowy. Tym samym nie buduje zaufania do nadawcy. Nie bez znaczenia jest również to, co znajduje się po znaku @. Jeśli nie macie wykupionej domeny ze swoim nazwiskiem, lub nazwą firmy, załóżcie konto na powszechnie znanej platformie. Najpopularniejszą jest gmail i tam warto się udać na początek. Adresy z tym prefiksem nie budzą żadnych skojarzeń, których należałoby unikać. Mniej popularne, ale również neutralne są gazeta.pl, onet.pl, wp.pl, yahoo.com.

Jeśli lubicie swój adres mala_myszka@, lub superhero@, czy każdy inny to nie ma sprawy ? korzystajcie z niego, ale wyłącznie do korespondencji ze znajomymi. Na potrzeby korespondencji biznesowej, oficjalnej załóżcie adres, który będzie od pierwszego wrażenia pracował na waszą korzyść i budował Wasz profesjonalny wizerunek.

  1. W polu temat musi być temat i to przemyślany

Temat powinien być tak sformułowany, aby odbiorca od razu wiedział co chcemy mu przekazać. Zatem, jeśli przesyłamy aplikację bo staramy się o pracę, już w temacie o tym poinformujmy. Jeśli korespondencja dotyczy umówienia spotkania, już w temacie o tym napomknijmy. Jeśli przesyłam ofertę, fakturę, próbki, również od razu w temacie o tym napiszmy.

Dzięki dobremu zagospodarowaniu pola temat, zwiększymy swoje szanse, że nasz mail będzie przeczytany. Pomagamy również w ten sposób sobie i osobie z którą korespondujemy nad zapanowaniem nad chaosem w skrzynce pocztowej. Jeśli będziemy potrzebowały odszukać korespondencję dotyczącą konkretnego zagadnienia, będzie nam o wiele łatwiej zrobić to gdy podsumowanie znajdzie się już w polu temat. Dobra długość tej informacji, to nie więcej niż 6 słów.

Wyzwanie dla czytelników: popatrz na swój adres i zastanów się, jaki swój wizerunek przy jego pomocy budujesz u osób z którym prowadzisz korespondencję.

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

One Response

  1. […] Dwie podstawowe zasady, które powodują, że odbiorca chce czytać nasze maile: http://www.krzyszychaonline.pl/dwie-najbardziej-podstawowe-zasady-ktore-sprawiaja-ze-maile-sa-czytan… […]

Leave a Reply