Indeks G12. Co zrobić aby pracownik na pytanie: 1. Czy wiem, czego oczekują ode mnie w pracy? Odpowiedział: TAK!.

with 2 komentarze

Pani Ania jest doświadczoną sekretarką w niewielkiej firmie doradczej. Oprócz niej, w firmie pracuje jeszcze ośmiu doradców i dwóch szefów. Jest jedyną osobą z zakresem obowiązków obejmującym prace sekretarskie. Przyszła do pracy pięć lat temu i znakomicie odnalazła się w zespole. Jest profesjonalistką w swoich zadaniach. Od kiedy ona odpowiada za prace sekretarskie, nareszcie biuro wygląda i funkcjonuje jak należy: porządek w papierach, klienci informowani na bieżąco, na czas uzupełniane zapasy materiałów biurowych i spożywczych. Oprócz tego, firma rozwija się rewelacyjnie: dochodzą nowi klienci, renoma wzrasta. Szefowie czują, że niedługo trzeba będzie przyjąć nowych pracowników. Zdecydowali, że zanim do tego dojdzie, zintegrują zespół i zaproszą wszystkich na imprezę integracyjną. Zastanawiając się nad pomysłem, doszli do wniosku, że warto będzie rozwinąć formułę i połączyć imprezę ze szkoleniem, a wszystko zorganizować w formie wyjazdowej.

Zadanie zlecili Pani Ani. Gdy usłyszała, że będzie takie wydarzenie, wyglądała na ucieszoną. Stwierdziła nawet, że to dobry pomysł. Na realizację miała miesiąc.

Na tydzień przed terminem wyjazdu okazało się, że Pani Ania zarezerwowała pięć dwuosobowych pokoi w hotelu, gdzie jedyną atrakcją jest sala z bilardem i kręglami. Wszystko w sąsiedniej miejscowości. Nie zajęła się niczym więcej. Jeden z szefów znał ten pensjonat, zupełnie nie o taki standard mu chodziło. Poza tym, dla niego nie do pomyślenia było, aby Pani Ania miała nie jechać ? a zarezerwowała tylko 10 miejsc, w dodatku w pokojach dwuosobowych.

Obydwaj właściciele biura byli w szoku jak niekompetentna okazała się ich pracownica. A wydawało się, że tak znakomicie radzi sobie ze swoimi obowiązkami. Jej zachowanie zupełnie ich zaskoczyło.

Powyższa sytuacja jest wymyślona, ale niejednokrotnie ja byłam postawiona przed zadaniem, które było dla mnie zupełnie nowe. Mnie również zdarzało się stawiać osoby z którymi współpracowałam w takich sytuacjach.

O co chodzi?

Jestem pewna, że to nie jest przypadek, że akurat pytanie o znajomość oczekiwań jest wymienione jako pierwsze. Zastanówcie się, ile razy zdarzało się Wam stanąć przed ścianą, kiedy zupełnie nie wiedzieliście jak zabrać się za zadanie, które macie do wykonania. Chodzi mi o moment, kiedy zupełnie nie wiecie co zrobić, jakie jest oczekiwanie przełożonych. Nigdy wcześniej nie zajmowaliście się takim zagadnieniem i nawet nie macie kogo poprosić o pomoc. Szefowie są niedostępni, nie mają czasu lub zwyczaju odpowiadać na pytania. Są ludzie, którzy postawieni w takiej sytuacji, zbiorą się w sobie i stresie, ale z brawurą zaczną działać, godząc się, że jeśli popełnią błędy to poniosą ich konsekwencje. Ale to też do czasu, po kilku nieudanych akcjach zniechęcą się i dadzą sobie spokój. Są też ludzie, których nieokreśloność sytuacji sparaliżuje, zablokuje kreatywność i nie zrobią nic, albo zrobią to bardzo kiepsko.

Rolą menadżera jest zadbać, by pracownik wiedział jakie są jego obowiązki i jak ma je wykonać.

Jak to zrobić?

W teorii zarządzania mówi się o poziomach kompetencji i stylach zarządzania. Te dwa zagadnienia muszą być do siebie ściśle dopasowane. Dziś zajmę się poziomami kompetencji, a w czwartek przeczytacie jak przekazywać obowiązki ludziom na poszczególnych poziomach.

Jest taka zgrabna teoria, która mówi, że kompetencje człowieka, w każdym obszarze rozwijają się od nieświadomej niekompetencji, do nieświadomej kompetencji. A po drodze jest jeszcze świadoma niekompetencja i świadoma kompetencja. Poniżej omówię kolejne etapy, a Was proszę, odnajdźcie siebie i ludzi, którymi zarządzacie na poszczególnych poziomach.

  1. Nieświadoma niekompetencja. Czyli: nie wiem, że nie wiem.

Od kiedy otworzyłam pralnię, spotykam się z tym poziomem częściej niż zwykle. Sama wykazałam się nieuświadomioną niekompetencją, gdy planując nowy biznes założyłam, że otwarcie i prowadzenie pralni to prosta sprawa. Rzeczywistość okazała się inna, na szczęście nie przerosła mnie. Niedawno rekrutowałam nową pracownicę. Większość kandydatek do pracy nie miała doświadczenia w pralni, a wszystkie były przekonane, że się nadają. Bo przecież każda ma pralkę w domu. I żelazko. Również Pani z Urzędu Pracy, nie wyrażając zgody na staż dla zatrudnianego bezrobotnego stwierdziła, że taka praca nie podniesie mu w żaden sposób kwalifikacji, bo jest zbyt prosta. Gdy tłumaczyłam, że obsługa tych urządzeń jest trudniejsza i bardziej odpowiedzialna niż obsługa ksero, nie potrafiła sobie tego wyobrazić. Nie dała się przekonać, a spróbować nie miała ochoty. Osoby na tym poziomie wykazują się kompletnym dyletanctwem: nic nie wiedzą o zadaniu, nie mają pojęcia jak je wykonać, ale ? to jest ważne ? powinny mieć duży zapał do realizacji. Jest to cecha pracowników postawionych przed nowym zadaniem, które jest dla nich pociągające. Na pytanie co potrafisz, często odpowiadają: wszystko! A potem przychodzi weryfikacja. Gorzej, jeśli niedoświadczony pracownik uświadamia sobie czego nie wiedział i wcale nie ma ochoty na zmianę tego stanu rzeczy. Nie rokuje to dobrze na przyszłość współpracy, a dla przełożonego jest to informacja, że być może trzeba zastanowić się nad zmianą zakresu obowiązków dla tej osoby, a jeśli nie ma takiej możliwości, to nad zmianą osoby.

  1. Świadoma niekompetencja. Czyli: o rany, ile jeszcze muszę się nauczyć!

Gdy człowiek zdecyduje się trochę pochylić nad zagadnieniem, okazuje się, że jednak nie jest tak prosto. Pojawia się mnóstwo pytań, wątpliwości. Jest to czas pokory i zgoda na to, że wielu rzeczy muszę się nauczyć. W tym etapie następuje również weryfikacja zaangażowania. Pracownik orientuje się, czy jest zainteresowany nauczeniem się nowej umiejętności, czy to praca dla niego. Przełożeni muszą pamiętać i zdawać sobie sprawę, że w ten etap wpisane są pomyłki i popełnianie błędów. Może się również okazać, że zaangażowanie i motywacja pracownika spada: uczę się i uczę i ciągle mi nie wychodzi.

  1. Świadoma kompetencja. Czyli: potrafię i wiem, jak mam to zrobić!

Jest to etap, kiedy wiemy, że potrafimy. Ale każda czynność odbywa się w dużym skupieniu, wymaga ciągłej analizy i zastanawiania się nad kolejnym etapem, krokiem. Praca odbywa się na dobrym poziomie, ale zajmuje sporo czasu, wymaga ogromnego przygotowania. Pracownik szybko się męczy, nie osiągną maksimum swojej wydajności. Znakomitym przykładem są tu młodzi kierowcy. Gdy osoba świeżo po uzyskaniu prawa jazdy wsiada za kierownicę, konieczność równoczesnego orientowania się w sytuacji za pomocą trzech lusterek i przedniej szyby, a dodatkowo zmieniania biegów, używania kierownicy i pedałów powoduje, że nawet na krótkim odcinku młody kierowca bardzo się męczy. Z taką osobą nie jest wskazana rozmowa w trakcie gdy prowadzi. Wszelkie dodatkowe bodźce w znacznym stopniu zwiększają ryzyko kolizji. Dodatkowo może pojawiać się stres, związany z brakiem poczucia pewności siebie w trakcie wykonywania zadania i dużą świadomością, jak łatwo popełnić błąd. Natomiast zaangażowanie znowu wzrasta: pracownik odnosi sukcesy.

  1. Nieświadoma kompetencja. Czyli: nuuuuda.

Tu, niezbędna wiedza, umiejętności stają się nieświadome, wręcz organiczne. Gdy pytamy pracownika jak to zrobiłeś, nie zawsze potrafi nam odpowiedzieć. Rzeczy niejako wykonują się same. Tak dzieje się z każdą czynnością, umiejętnością, którą mamy perfekcyjnie opanowaną i posiadamy odpowiednią praktykę w jej wykonywaniu. Niewiele na etapie realizacji może nas zaskoczyć, potrafimy przewidzieć i uprzedzić większość ryzyk. Pozostając przy przykładzie z prowadzeniem auta: gdy spędzimy prowadząc auto odpowiednią ilość czasu i przejedziemy odpowiednią ilość kilometrów, sekwencja czynności od momentu wejścia do auta w punkcie A, do momentu wyjścia w punkcie B jest w pełni zautomatyzowana. W międzyczasie możemy rozmawiać z pasażerem, lub przez telefon, słuchać powieści lub po prostu myśleć o czymś innym. Przekręcenie kluczyka w stacyjce, zmiana biegów, użycie hamulca, czy gazu dzieje się poza naszą świadomością i nie wymaga wielkiego zaangażowania siły woli. Aby nie było tak pięknie i gładko, z poziomu zarządzania pojawiają nam się dwa ryzyka: po pierwsze, pracownikowi spada zaangażowanie i może mieć poczucie, że się nie rozwija, że jego praca jest monotonna. A po drugie, może wzrosnąć liczba popełnianych błędów wynikających z rutynowego podejścia do obowiązków.

Macie umiejscowionych swoich pracowników w tej charakterystyce? Jeśli jeszcze nie, zróbcie to, bo końcem tygodnia będziemy ich uczyć, motywować i angażować. Pamiętajcie, że od zarządzania zależy powodzenie firmy. Nie napisałam Wam jeszcze, że w Stanach Firmy z pozytywnym Indeksem G12. Są lepiej oceniane i ma to wymiar finansowy, na przykład w cenie akcji chociażby. Skąd to wiem? Od Profesora Andrzeja Blikle oczywiście 🙂

Ważna uwaga: to, że ktoś w ramach jednej kompetencji jest na poziomie 4, to nie znaczy, że tak jest w każdym przypadku. Zlecając mu nowe zadanie, znowu macie do czynienia z zielonym szczypiorkiem. Dlatego nasza Pani Ania nie do końca dała radę. Pamiętajcie o tym!

I życzę Wam wszystkiego dobrego. Jeśli zarządzacie: zmotywowanych pracowników. Jeśli tworzycie zespół: fajnego lidera.

Owocnej pracy Kochani!

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

2 Responses

  1. […] Indeks G12. Co zrobić aby pracownik na pytanie 1: Czy wiem czego oczekują ode mnie w pracy? Odpowi… […]

Leave a Reply