Inspirujący wywiad z Eweliną Muc – ekspertką od Word Pressa

with 5 komentarzy

Jak zostać wirtualną asystentką? Jakie drzwi otwiera praca sekretarki? Jakie umiejętności musi posiadać wirtualna asystentka? Jak wygląda praca sekretarki on-line? Kim jest  asystentka on-line? Od czego mam zacząć, jeśli chcę pracować zdalnie?

Jest tylko jedna droga, która prowadzi do znalezienia odpowiedzi na powyższe pytania – trzeba zapytać u źródła. Ewelina Muc, jej doświadczenie w pracy asystentki, nowa, inspirująca oraz innowacyjna pozycja zmotywowały mnie do przeprowadzenia wywiadu. To była świetna decyzja. Ewelina – zorganizowana, zmotywowana szefowa prezentuje pracę sekretarki w nowej, lepszej perspektywie. Rozwija się świat, rozwijają się media, rozwijać musimy się i my. Ewelina zabiera nas w przyszłość i pokazuje jak pracuje sekretarka on-line.
Ten wywiad doda Wam energii i otworzy nowe perspektywy. Życzę miłej lektury.

 

Ewelina, przede wszystkim dziękuję, że zgodziłaś się na rozmowę. Proszę Cię napisz mi przede wszystkim kim jesteś, jaka jest Twoja historia?
Aktualnie jestem przedsiębiorcą. Od dwóch lat prowadzę własny biznes. Uczę zupełnie zielonych, jak rozpocząć swoją przygodę z WordPressem, czyli programem do budowania stron internetowych. Zajmuję się również osobami, które tę przygodę kontynuują.
Wcześniej pracowałam na etacie. Zaczynałam jako sekretarka w agencji PR, potem zostałam junior managerem. W sumie na etacie przepracowałam pięć lat. Jednak zdecydowanie wcześniej poczułam, że to nie jest to, co chcę robić. Nie chciałam być nikim z osób, które były nade mną. Zupełnie mnie to nie interesowało. Podjęłam decyzję, że chcę zmiany i postanowiłam zająć się projektowaniem stron internetowych i kodowaniem. Równocześnie z pracą na etacie rozwijałam swoje zainteresowania, inwestowałam czas i pieniądze by przygotować się do przejścia na swoje.
Niesamowity rozrzut ? od sekretarki, do właścicielki biznesu internetowego. Jak to się stało, że zostałaś sekretarką? To był wybór, przypadek? Jak do tego doszło?
Taka jest sytuacja na rynku pracy, uświadomiłam sobie, jeśli chcę iść gdzieś dalej, to muszę zacząć od najniższego szczebla. Gdybym chciała być szefem kuchni, to musiałabym zacząć od zmywaka. Po studiach, nie chciałam podejmować zatrudnienia zgodnie z kierunkiem. Tu od razu wiedziałam, że to nie to. Zastanawiałam się co robić i wtedy mama mi powiedziała startuj na sekretarki ? gdzie Ty możesz iść bez doświadczenia. Stwierdziłam, że skoro umiem się zorganizować, to innym też to mogę pomóc. Uważam, że praca sekretarki, to bardzo dobra trampolina, praktycznie do wszystkiego ? po takim doświadczeniu można być kim się chce. Dobrze jest zacząć w firmie, która ma kilka szczebli, żeby mieć możliwość awansu. I cały czas myśleć rozwojowo. W sekretariacie uczysz się naprawdę wszystkiego. Szczególnie, że raz trafisz na dobrego szefa i  możesz z niego brać przykład, a innym razem na takiego, że wiesz już jak robić nie będziesz.
Ile wirtualnych asystentek zatrudniałaś do tej pory?
W tym momencie współpracuję z trzecią osobą.
Jakie zdania zlecasz?
Z obecną osobą jesteśmy w fazie organizacji i docierania się. Jeszcze nie minął miesiąc od kiedy ze sobą współpracujemy. Docelowo chcę doprowadzić do sytuacji, że taka osoba jest kimś w rodzaju project managera ? zarządza warstwą operacyjną moje firmy. Jest koordynatorem wszystkich osób z którymi współpracuję. Ja chcę zajmować się wyłącznie merytoryką: wymyślać nowe kursy, tworzyć merytoryczną treść, a moja asystentka ma za zadaniem nadzorować jej obróbkę.
Brzmi ciekawie. Możesz to jakoś doprecyzować?
Opowiem na przykładzie. Pracuję nad kolejnym kursem on-line. Idealna współpraca wygląda tak, że ja na przykład nagrywam film i surówkę przekazuję Magdzie, bo tak ma na imię moja asystentka. Ona nadzoruje cały proces obróbki, czyli przekazuje do operatora, potem do osoby która zajmuje się transkrypcją, transkrypcję do korekty, a potem umieszcza te wszystkie obrobione elementy w odpowiedni sposób na platformie na której powstaje mój nowy kurs.
Podobnie sprawa wygląda z newsletterem, który rozsyłam raz w miesiącu. Ja przygotowuję wkład merytoryczny, Magda go ode mnie odbiera, oddaje do korekty, potem obrabia w odpowiednim programie i planuje wysyłkę.
To chyba wymaga niezłego przygotowania od tej dziewczyny. Musi znać specyficzne programy na których pracujesz. Możesz powiedzieć jakie narzędzia musi opanować?
Faktycznie jest tego trochę. Newslettery i wysyłkę maili organizuję przy pomocy MailChimpa, obsługę klienta mam w Zendesku, wszystkie strony mam oczywiście na WordPressie. Oprócz tego do efektywnej pracy używamy Nozbe, Dropboxa, Skype, Google docs i telefonu rzecz jasna.
Ok. To ostatnie znam 😉 Gdzie znalazłaś takiego omnibusa oblatanego w nowoczesnych technologiach?
Myślę, że tym właśnie różni się wirtualna sekretarka od stacjonarnej, że musi orientować się w świecie technologii. Ale to nie jest tak, że ja oczekuję, że osoba, która przychodzi do mnie zna te wszystkie programy. Ja tego wszystkiego, w zakresie jaki jest potrzebny do współpracy uczę.
To już trochę lepiej. A, że uczyć umiesz, to wiem, bo też jestem po Twoim kursie.
Czym przyciągnęły Cię dziewczyny na współpracę, z którymi się zdecydowałaś? Jak wyszukujesz VA?
Pierwszą osobę znałam osobiście, długo i dobrze. Dwie kolejne zrekrutowałam przez internet. Są to moje studentki. Bo ważne jest dla mnie, aby osoby z którymi pracuję znały mnie i moje produkty.
Jakie są Twoje oczekiwania odnośnie umiejętności, zasad współpracy?
Najważniejsze, żeby taka osoba chciała się uczyć, była uczciwa, godna zaufania i otwarta na ludzi. Jednym z obowiązków jest komunikacja z klientami. Klient musi się dobrze w tym kontakcie czuć, czyli asystenka powinna znać produkt oraz rozumieć bolączki i problemy klienta. Oczekuję również kreatywnego podejścia do pracy. Cele firmy są ustalane rok do przodu. Taka osoba jest o nich informowana. Oczekuję, że będzie aktywnie brała udział w optymalizacji ich realizacji. I oczekuję, że praca, którą wykona, będzie wykonana dobrze. Ja nie chcę po niej poprawiać. Tak byłoby idealnie.
Jak się komunikujecie?
Raz w tygodniu, najlepiej w piątki,  mamy podsumowanie tygodnia i przygotowanie zadań na kolejny. To robimy za pomocą Skype. Oprócz tego przede wszystkim Nozbe i telefon. Rzadko mail, bo go po prostu nie lubię. Jesteśmy z różnych miast i w związku z tym nie miałyśmy okazji póki co spotkać się osobiście. Ale nawet gdybyśmy były z jednego miasta, nie widzę powodów do ciągłego spotykania face-to-face. Dla mnie to przeważnie strata czasu: przejazdy, przygotowania i 3h stracone.
Jak przygotowujesz dziewczyny do pracy?
Okres próbny trwa około 1 miesiąc. Wtedy dokładnie wyjaśniam swoje oczekiwania, uczę obsługi programów w zakresie, który będzie do pracy potrzebny. Nagrywam też filmy instruktażowe, które potem są dostępne na Dropboxie i taka osoba w dowolnej chwili może do tego wrócić. Przez pierwszy miesiąc, dwa jestem w stanie poświęcić dużo czasu na naukę takiej osoby, bo wiem, że potem mi to zaprocentuje.

Przez ten czas taka osoba nie obsługuje klientów, nie komunikuje się z kursantami, ale ma podgląd na przychodzące pytania i formułowane odpowiedzi. Później zaczyna odpowiadać sama. W pierwszym etapie najpierw ja czytam wszystkie maile od klientów i decyduję na które pytania odpowiada asystentka. Mam przygotowanych wiele szablonów odpowiedzi, co bardzo ułatwia pracę, bo wystarcza te odpowiedzi po prostu tylko dopasować do okoliczności.

Pierwsze podsumowanie, ewaluacja pracy jest po miesiącu. Kolejna po trzech. Jeśli osoba się sprawdza ? wówczas jest szansa na podwyżkę. To zależy od umiejętności, nastawienia i zakresu obowiązków.

Jak opisałabyś typowy dzień/tydzień takiej współpracy?
Jak już powiedziałam. W piątek tygodniowa odprawa / podsumowanie, bo to taki luźniejszy dzień, a od poniedziałku do czwartku każdy wykonuje swoje zadania. Mam podgląd na to co jest robione, jak idzie realizacja, bo pracujemy na dokumentach współdzielonych na Google. Więc, jeśli coś mnie niepokoi, np. widzę zagrożenie, że coś może nie być zrobione na czas czy zgodnie z umową, to od razu interweniuję. Podobnie, gdy coś nie do końca przebiega z moim wyobrażeniem. Od razu mogę przeciwdziałać.
Gdybyś miała porównać swoje doświadczenia jako sekretarki/asystentki stacjonarnej z tym, co robią dziewczyny, które zatrudniasz ? jakie są podobieństwa, jakie różnice.
Widzę podobne korzyści: tak jak ja nauczyłam się wiele od moich szefów, tak samo można uczyć się ode mnie. Różnica jest przede wszystkim taka, że ja ? będąc asystentką nie byłam tylko asystentką prezesa. Obsługiwałam wszystkich, którzy byli nade mną. Czyli kilkadziesiąt osób. I to czasami wyręczałam ich w czynnościach kompletnie nie merytorycznych, które mogli wykonać sami: parzyłam herbatę, kroiłam cytrynę. Wciąż miałam jakieś wrzutki. Nie mogłam zaplanować sobie dnia, bo ciągle ktoś coś ode mnie chciał.
Praca wirtualnej asystentki jest bardziej merytoryczna, mniej chaotyczna. Staram się nie utrudniać pracy. Ważne jest żeby zamiast dużo, pracować dobrze. Uważam, że słowo asystentka jest za małym słowem i nie oddaje specyfiki. Ja poszukuję osoby, która myśli, nie tylko odbiera zadania. Zadania mamy ustalone daleko do przodu. Dla mnie to naprawdę jest mini project manager.
Jaka jest forma zatrudnienia, ile taka osoba zarabia?
Wszystkie osoby, które zatrudniałam miały założoną działalność gospodarczą i wystawiały mi faktury. Jeśli chodzi o wynagrodzenie, jest to odpowiednik wynagrodzenia osoby stacjonarnie pracującej na takim stanowisku w Warszawie. Podzieliłam to sobie przez wymiar zaangażowania w skali miesiąca jakiego oczekuję i wyszło mi wynagrodzenie netto. Staram się aby była to kwota, która jest dla tej osoby motywująca.
Nie jest dla Ciebie problemem, że Twoja asystentka ma też innych szefów?
Zupełnie nie! Aktualnie nie potrzebuję osoby na pełen etat. Oczywiste jest dla mnie, że musi sobie znaleźć też inne zajęcie. Poza tym, lubię pracować z ludźmi przedsiębiorczymi i zaradnymi. W zasadzie postrzegam to jako plus.
Złota rada, zasada dla dziewczyn, które zastanawiają się nad taką pracą.
Dla mnie bardzo ważne są pieniądze. Skalkuluj ile musisz pracować i zarabiać, żeby ? na początek pokryć swoje koszty stałe. A jeśli chcesz coś robić, rozwijać się w określonej dziedzinie, to po prostu mów o tym. Bo jak będziesz siedzieć w domu, to kto będzie o Tobie wiedział? To bardzo dobry moment dla dziewczyn, które chcą być wirtualnymi asystentkami. Pojawia się rynek na takie usługi. Trzeba tylko dobrze obserwować, gdzie pojawia się przestrzeń dla osób tak pracujących.
Jeżeli jesteś wirtualną asystentką i chcesz z kimś pracować, zanim pójdziesz do tej osoby, zorientuj się kim jest człowiek u którego chciałabyś pracować. Dla mnie to jest bardzo ważne.
Muszę Wam powiedzieć, że uważam po tej rozmowie, że Ewelina jest zupełnie wyjątkowym szefem. Dzięki temu, że sama kiedyś pracowała jako asystentka, doskonale wie jak ciężka jest taka praca. I to, co ją bardzo wyróżnia ? doskonale zna się na narzędziach, które przekazuje swoim współpracownikom. Jest znakomicie zorganizowana i potrafi dobrze przekazywać obowiązki.
Kurs Eweliny, który przeszłam i polecam: www.wpdlazielonych.pl
Strona prowadzona przez Ewelinę: www.girlswhowp.com
Więcej o Ewelinie: www.ewelinamuc.com

 

Programy, na których pracuje asystentka Eweliny Muc: 

http://mailchimp.com/

https://www.zendesk.com/

https://www.dropbox.com/

https://www.facebook.com/

https://pl.wordpress.org/

https://www.google.com/docs/about/

https://nozbe.com/pl/

http://www.skype.com/pl/

 

 

Masz jakieś pytania? Interesuje Cię praca sekretarki? Chcesz pracować on-line?

Po więcej informacji zapraszam na moje strony:

 

profil na Facebooku: www.facebook.com/krzyszychaonline

zamknięta grupa dla sekretarek i asystentek: www.facebook.com/groups/sekretarkatomarka

strona dedykowana sekretarkom i asystentkom, również wirtualnym: www.sekretarkatomarka.pl

 

mot-sat

 

 

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

5 Responses

  1. […] asystentka – nowy zawód w Polsce. Jednym z ostatnich wpisów na blogu był wywiad z Eweliną Muc, w którym przedstawiłam Wam pracę wirtualnej asystentki z perspektywy pracodawcy. Mam nadzieję, […]

  2. Anka
    | Odpowiedz

    No to już się nie mogę doczekać 🙂 Jejku jak ja się cieszę z tego bloga. Z naszej grupy. Z tego wszystkiego co Pani robi Pani Izo 🙂 Wielki szacun!

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Bardzo mi miło 🙂

  3. Anka
    | Odpowiedz

    Przeczytałam dwa razy! Taki szef jak Pani Ewelina skarb 🙂 No i zaczynam inaczej patrzeć na stanowisko wirtualnej sekretarki… da się 😀 i nawet jak widać funkcjonuje to 🙂

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Oczywiście, że się da! W przygotowaniu kolejny wywiad, z osobą, która pracuje w ten sposób od 6 lat. 🙂

Leave a Reply to Wirtualna asystentka - jak ta praca wygląda w Polsce? Anuluj pisanie odpowiedzi