Jak napisać profesjonalnie maila? Siedem konkretnych podpowiedzi.

with 1 komentarz

Dziś kolejna część cyklu o profesjonalnej korespondencji.

W poprzedniej zajmowałam się adresem i tematem, tym razem przejdziemy po kolei pola uzupełniane w trakcie przygotowywania wiadomości e-mail.

Ja używam Outlooka, więc na przykładzie tego narzędzia omówię zasady. Pewne funkcjonalności, w zależności od programu którego używacie do obsługi poczty mogą być różne, ale same zasady obowiązują bez różnicy w każdym programie.

Tu mamy otwarte okno nowe wiadomości:

krzyszychaonline.plPole OD

Jest to pole, gdzie ?z automatu? pojawia się adres, z którego wiadomość zostanie wysłana. Jeśli ktoś obsługuje więcej niż jedną skrzynkę pocztową (np. swoją i ogólną firmową, lub imienną przełożonego), wówczas obok napisu ?Od? pojawia się strzałeczka w dół, sugerująca, że znajduje się tam menu rozwijane. Możecie to zobaczyć na powyższym obrazku. Wówczas ważne jest, aby pamiętać, by w zależności w jakiej sprawie i do kogo piszemy maila, użyć właściwego adresu. Może być również tak, że pod swój program pocztowy macie podpięte adresy innych osób ? na przykład przełożonych.

U mnie, po kliknięciu w pole od pojawiają się adresy związane z projektami biznesowymi, które prowadzę:

krzyszychaonline.pl

I w zależności od treści i adresata korespondencji, taki adres wybieram.

Pole DO

To miejsce, w które wpisujemy adres odbiorcy naszej wiadomości. Mam swoją zasadę, której nauczyłam się o Uczestniczki jednego z moich szkoleń, że to pole uzupełniam jako ostatnie, gdy mam pewność, że cały mail jest gotowy do wysłania. I zawsze dokładnie sprawdzam, czy dobry adres wpisałam lub wybrałam z zapamiętanych.

Pole DW (do wiadomości)

W tym polu wpisujemy adresy osób, które również są powiązane ze sprawą, która jest tematem maila. Te osoby, które nie są bezpośrednio zainteresowane, ale powinny na bieżąco orientować się co się w sprawie dzieje. Wpisanie ich adresów w polu do wiadomości jest dla nich informacją, że oprócz zapoznania się z treścią maila nie jest oczekiwane od nich żadne zaangażowanie w działanie.

Pole UDW (ukryte do wiadomości)

Wyjątkowość tego pola polega na tym, że nikt, ale to nikt ani z pola DO, ani z pola DW, ani z pola UDW nie zobaczą, że do tej osoby mail został również wysłany. Jest to pole kompletnie anonimowe i ukryte. W związku z tym bywa niebezpieczne. Zwłaszcza dla osób je używających w celach nie do końca pochlebnych. Nie raz na szkoleniach słyszałam opowieści jak to ktoś komuś chciał ?dołożyć? i wysyłał maila z kopią UDW gdzie wpisywał przełożonych. A potem, jakimś sposobem cała korespondencja była ujawniana i wszyscy wiedzieli kto stara się wdrapać po plecach tych, z którymi powinien współpracować. Innym sposobem ? już bardziej chwalebnym jest rozsyłanie w ten sposób korespondencji seryjnej, jeśli nie chcemy korzystać z usług dostępnych na rynku do przygotowywania newsletterów. Za pomocą tego pola wykonuje się w mniejszych firmach wysyłkę życzeń świątecznych, zaproszenia czy przypomnienia o czymś. Czyni to złudzenie indywidualnego podejścia do odbiorcy i nie naraża nas na zarzuty ujawniania adresów mail.

Kolejne pole to TEMAT

Pierwsza i podstawowa zasada netykiety związana z tym polem mówi, że musi być uzupełnione. Czyli nie może być takiej sytuacji, że ta część naszej wiadomości jest pusta i nic nie jest wpisane. Temat musi być! Druga zasada: warto aby był przemyślany. Kilka zasad uzupełniania pola temat:

  • Otrzymując naszą wiadomość, po temacie odbiorca powinien zorientować się czego ona dotyczy, czy jest ważna, czy jest pilna i czy on jest właściwą osobą do której sprawa powinna być kierowana. Z tej perspektywy warto zadbać, aby temat był sformułowany jak pole ?dotyczy? w korespondenci tradycyjnej. Wówczas, już po tych kilku słowach odbiorca jest przygotowany na zawartość naszego maila. ułatwia mu to skupienie się na jego treści.
  • Jeśli piszemy na pocztę ogólną firmy (biuro@nazwafirmy.pl), a wiemy do którego działu, konkretnej osoby powinna trafić nasza wiadomość ? również wpiszmy to w jej temacie. Osoba obsługująca tę skrzynkę będzie nam wdzięczna i to bardzo. Ułatwiamy jej w ten sposób pracę ? bo nie musi zastanawiać się komu przekazać wiadomość. Dzięki nam nie musi czytać jej treści, tylko od razu wysyła do konkretnej osoby.
  • Opracujmy sobie własny sposób formułowania tematu, który będzie dla nas ułatwieniem odszukiwania wiadomości historycznych. Na przykład: jeśli często korespondujecie z różnymi osobami umawiając spotkania, to niech już w temacie będą zawarte szczegóły: spotkanie z ?+ data i miejsce. A jeśli konsultujecie dokumenty, również w temacie określcie szczegółowo jakiego dokumentu dana korespondencja dotyczy.

 I ostatni punkt dzisiejszego artykułu, to białe pole, gdzie wpisujemy treść naszej wiadomości.

Ponownie, generalna zasada mówi, że to pole nie może być puste. Zawsze powinno się tam coś znaleźć. Jeśli celem naszej korespondencji jest przesłanie załącznika, białe pole jest miejscem na napisanie listu przewodniego. Jeśli nie wysyłamy załącznika, to jest to list sam w sobie. W obu przypadkach, w korespondencji mail obowiązują te same zasady, jak przy tworzeniu listu wysyłanego pocztą tradycyjną. Podobnie stosujemy zwroty grzecznościowe, wpisujemy treść od akapitów, sprawdzamy błędy. Konkretnie, co powinno znaleźć się w białym polu, napiszę w osobnym artykule.

Stopka

To, co jeszcze powinno pojawić się w białym polu, a możecie zautomatyzować, to stopka mailowa, która zawiera Wasze dane kontaktowe. Podobnie, jak mam adresy mail do każdego projektu osobno, tak samo mam opracowaną do każdej działalności stopkę:

Dla bloga:

netykietacz3zdj3

Dla firmy szkoleniowej:

krzyszychaonline.pl

Dla pralni:

krzyszychaonline.pl

Ładna stopka powoduje, że Wasz mail jest przyjemniejszy w odbiorze, zwiększacie wrażenie profesjonalizmu i oszczędzacie czas, bo nie musicie za każdym razem wpisywać swoich danych kontaktowych.

Mam nadzieję, że powyższy wpis zachęcił Was do przyjrzenia się Waszym wiadomościom mail i spowodował usprawnienia, które przełożą się na postrzeganie Was jako profesjonalistów jeszcze większych niż do tej pory.

Powodzenia!

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

One Response

Leave a Reply