Jak prawidłowo rozpocząć mail biznesowy?!?

with 1 komentarz
Często spotykam się z pytaniem, jak rozpocząć maila biznesowego. Niekiedy pytanie jest formułowane: co jest lepsze, witam czy dzień dobry w mailu?
Ostatnio na Facebooku wrzuciłam prostą grafikę. Post z Facebooka zamieszczam na końcu tekstu. Wydawało mi się, że temat jest tak otrzaskany, że naprawdę nie ma już o czym mówić. Ale okazuje się, że jednak nie. Uświadomiło mi to pozostawione pod postem pytanie wprost.

To jak rozpoczynać maila?

Nie witam, nie dzień dobry, nie dobry wieczór. Można się wkurzyć, bo w końcu jak?!?
Spokojnie, już tłumaczę. Dlaczego nie witam, już wiecie. Więc nie będę się rozwodziła więcej. Dodam tylko (bo właśnie w chwili gdy to piszę, dostałam takiego maila), że Witam Panią jest równie niepoprawne.
Dlaczego nie dzień dobry, dobry wieczór? Dlatego, dlaczego nie do widzenia i dobranoc. Skąd wiesz o której godzinie Twój rozmówca przeczyta Twojego maila? To, że Ty wysyłasz go rano, nie znaczy, że on wtedy go przeczyta. Może się okazać, że gdy będzie czytał, będzie grubo po szóstej wieczorem. A wtedy obowiązuje już na powitanie dobry wieczór. Analogicznie ma się sytuacja z dobry wieczór. Więc może dzień dobry, dobry wieczór z gwiazdką i niepotrzebne skreślić? Żartuję.
Oto prawidłowe formy powitań. Zestawimy je sobie w tabeli, z komentarzem kiedy je stosować i ewentualnymi wskazówkami dodatkowymi:
Forma powitania
Kiedy stosować i dlaczego
– Szanowna Pani,
– Szanowny Panie,
Jest to najbardziej bezpieczny i najpowszechniejszy zwrot. Raczej nikt nie będzie się dziwił i nie poczuje urażony kiedy dostanie od nas tak rozpoczynającego się maila.
Najlepiej właśnie tak rozpocząć maila gdy piszemy do osoby po raz pierwszy, zupełnie jej nie znamy, lub piszemy do osoby z którą mieliśmy bardzo oficjalny kontakt, lub szef poprosił nas abyśmy skontaktowali się z kimś w jego imieniu.
– Szanowni Państwo,
Tak zatytułujmy maila, jeśli odbiorcą jest więcej niż jedna osoba i są one obojga płci, lub jeśli piszemy nie do konkretnej firmy ale do organizacji i nie wiemy kto naszego maila odbierze.
Forma Pani / Pan + imię (np. Pani Justyno, Panie Wiesławie)
To dobra forma, gdy mamy już jakąś relację z osobą do której piszemy. Np. jest to nasz stały klient, często się z nim spotykamy, dużo razem zrobiliśmy i chcemy nieco ocieplić relację i zmniejszyć jej formalność.
Jednak zalecam tu dużą ostrożność. Zdarzają się osoby, które zwracanie się do siebie po imieniu, nawet ze zwrotem Pani traktują jako zbyt dużą poufałość i niechcący, zamiast relace ocieplić, możemy je zamrozić, a nawet zerwać. Dlatego ostrożnie!
Imię (Aniu, Kasiu, Wojtku, Izabelo)
To dobra forma rozpoczynania korespondencji, jeśli jesteśmy z kimś po imieniu na co dzień.
Tytuł zawodowy (Panie Inżynierze, Panie Mecenasie, Panie Prezesie)
Jest to alternatywa dla zwrotu Szanowny Panie. Zamiast tego możemy rozpocząć maila używając właśnie tytułu zawodowego. Będzie to też informacją dla odbiorcy, że wiemy z kim mamy do czynienia ? że wysililiśmy się i sprawdziliśmy do kogo piszemy. Aby szczególnie kogoś uszanować i pokazać, że jest dla nas wyjątkowo ważny, możemy napisać np. Szanowny Panie Prezesie, lub wręcz Wielce Szanowny Panie Prezesie.
Uwaga: jeśli piszemy do rektora, zamiast Szanowny Panie Rektorze, prawidłowo należy napisać Jego Magnificencja Rektor [nazwa uczelni]
Uwaga 1: tytuł zawodowy ma pierwszeństwo przed naukowym. Czyli: jeśli adwokat z którym korespondujemy jest profesorem, to i tak napiszemy do niego Panie Mecenasie.
– tytuł naukowy (Panie Doktorze, Panie Profesorze, Szanowny Panie Profesorze, Wielce Szanowny Panie Profesorze)
Podobnie jak w przypadku tytułów naukowych, jest to zwrócenie uwagi, że wiemy z kim mamy do czynienia.
Słowa nacechowane emocjonalnie (Kochani, Drodzy, Mili)
Często zdarza mi się otrzymywać tak rozpoczynające się maile, lub posty na facebooku. Jest to zwrot rozpoczynający zarezerwowany dla bardzo ciepłych i bliskich relacji. Raczej nie rekomendowałabym rozpoczynania korespondencji w ten sposób w przypadku klientów biznesowych, z którymi rozpoczynamy współpracę, lub chcemy rozpocząć. Ale, przy dobrze zbudowanej, głębokiej relacji może być to naprawdę miłe. Mnie osobiście zdarza się w ten sposób rozpoczynać maile do grup szkoleniowych z którymi długo pracuję, zwłaszcza nad rozwojem osobistym ? wtedy między nami jest rzeczywiście głęboka, szczera więź i nikt się nie dziwi takim serdecznym i uczuciowym słowom.
Podobnie zwracam się do moich pracowników, żeby wiedzieli jacy są dla mnie ważni.
Na zakończenie chcę jeszcze zwrócić Waszą uwagę na kilka kwestii.
Po pierwsze brak zwrotu grzecznościowego nad treścią. Nie jest to dobre rozwiązanie. Grzecznościowy zwrot rozpoczynający jest jak powitanie na początku spotkania w rozmowie osobistej ? nie wyobrażam sobie, by zbudować dobrą relację poprzez wejście do biura i bez uprzejmego dzień dobry rozpocząć załatwianie sprawy.
Po drugie brak zwrotu grzecznościowego i treści, a tylko załącznik. Jak powyżej ? nie polecam. Wysyłanie samych załączników jest moim zdaniem bardzo, bardzo niegrzeczne. Sama nie lubię otrzymywać takich maili. Uważam, że jest to niegrzeczne. Zawsze coś należy wpisać. Choćby jedno zdanie, może pozornie zupełnie bez sensu, np.:

krzyszychaonline.pl

Moim zdaniem to też buduje relację.
I jeszcze, już zupełnie na zakończenie, nietypowe zwroty grzecznościowe, rozpoczynające korespondencję.
Te z którymi ja się spotkałam:
Szanowny Kliencie
Moim zdaniem, w polskim obszarze kulturowym trochę nie trafiony. Zdarza mi się otrzymywać tak rozpoczynające się maile z korporacji z którymi współpracuję. Mnie to nie odpowiada ? od początku mam wrażenie, że firma chce mi coś sprzedać. Nie jestem dla nich człowiekiem, nie obchodzą ich moje problemy, tylko moje pieniądze, które ewentualnie u nich zostawię. Ja nie polecam takiego rozpoczynania maili.
Czcigodne Fundatorki i Czcigodni Fundatorzy [nazwa przedsięwzięcia]!
Ten zwrot rozpoczynający ma na celu zwrócenie uwagi na doniosłość i wyjątkowość przedsięwzięcia. Rzadko spotykam się z tak uroczystą formą, ale w wyjątkowych sytuacjach jest to jak najbardziej uzasadnione.
Temat na dziś zupełnie ostatni ? znaki interpunkcyjne po zwrocie grzecznościowym. Zwyczajowo jest to przecinek. Przyjęło się, że wykrzyknik jest zbyt emocjonalny dla biznesu, a kropki się po prostu nie stawia. W zależności od użytego znaku interpunkcyjnego, po przecinku kolejną linię wiadomości rozpoczynamy z małej litery. Po wykrzykniku ? z dużej.
I to wszystko. A jeśli będziecie mieć jeszcze pytania, wątpliwości ? pozostaję do dyspozycji.
A tu można prześledzić dyskusję na Facebooku:

 

Jestem biurowym Don Kichotem, Syzyfem, Siłaczką. Wciąż i wciąż tłumaczę wszystkim jak być powinno. W internecie, nie… 

Posted by Izabela Krzyszycha – Krzyszychaonline.pl on 13 stycznia 2016

Grafika: internet. Jeśli ktoś zna autora, bardzo proszę o informację, bo chciałabym ją podpisać.
Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

One Response

  1. […] Jak rozpocząć mail biznesowy, czy witam to dobre rozwiązanie: http://www.krzyszychaonline.pl/jak-prawidlowo-rozpoczac-mail-biznesowy/ […]

Leave a Reply