Jak skutecznie zarządzać Kancelarią Prawną? Recenzja programu TemiTime.

with Brak komentarzy

Lepsza organizacja pracy, skuteczniejsze zarządzanie kancelarią prawną, większe bezpieczeństwo danych, stabilne funkcjonowanie. To tylko kilka, z wielu korzyści przedstawianych na stronie www.temitime.pl. To wdało mi się ciekawe na tyle, że postanowiłam przyjrzeć się bliżej.

Jeśli szukasz programu do obsługi kancelarii prawnej, ale nie masz czasu na błędy – to dobrze trafiłeś!

Zapraszam do przeczytania mojej recenzji.

 

Jeden z moich Klientów ? prężnie rozwijająca się kancelaria prawna, zastanawia się aktualnie nad wdrożeniem w swojej firmie programu do zarządzania kancelarią. Z masy rozwiązań dostępnych na rynku, mój Klient wyłuskał program TemiTime. W związku z tym, postanowiłam przyjrzeć się temu programowi bliżej i swoimi wnioskami podzielić się na blogu.
TemiTime jest to program sprzedawany przez jedno z lepszych wydawnictw prawniczych: C. H. Beck. Niedługo minie rok, od kiedy właśnie to wydawnictwo ma program w swoim portfolio. Oficjalne przejęcie programu od wydawnictwa Wiedza i Praktyka nastąpiło wiosną ubiegłego roku. Rocznica, to dobry czas na podsumowanie.
Testując program brałam pod uwagę następujące elementy: obsługa klienta przez dostawcę rozwiązania, intuicyjność obsługi programu, kompleksowość rozwiązania, stopień w jakim ułatwia pracę, bezpieczeństwo aplikacji, dostęp do wersji na różne urządzenia, możliwość synchronizacji z innymi programami, cena.

 Do oceny punktowej przyjęłam skalę jak w szkole: 2 ? ocena najgorsza, 5 ? ocena najlepsza. Zaznaczam, że prezentowane wyniki, to moja, zupełnie subiektywna ocena.

Obsługa klienta

3,5

Intuicyjność obsługi programu

5

Kompleksowość rozwiązania

3

Stopień w jakim ułatwia pracę

4

Bezpieczeństwo aplikacji

5

Dostęp do wersji na różne urządzenia

2

Możliwość synchronizacji z innymi programami

2

Cena

5

Średnia ocena programu: 3,7

Można powiedzieć mocna trójka. Nawet bardziej czwórka z minusem. Poniżej wyjaśniam dlaczego właśnie takie oceny.

 Obsługa Klienta: 3,5

Wyznaję zasadę, że nie proszę nikogo abym mogła u niego wydać swoje pieniądze. W myśl tej zasady, jeśli przychodzę do kogoś i mówię, że chcę coś kupić i nie widzę zainteresowania z drugiej strony, zwykle po prostu wychodzę. W wypadku TemiTime wyłącznie potrzeby mojego Klienta zmusiły mnie bym została. Jeśli zastanawiacie się nad zakupem TemiTime, to z moich doświadczeń mogę wam doradzić: bądźcie cierpliwi i konsekwentni i nie zrażajcie się pierwszymi niepowodzeniami. Mi bardzo zależało na nawiązaniu kontaktu i to w krótkim czasie. W związku z tym nie odpuszczałam. A i tak między pierwszym mailem z informacją, że jestem zainteresowana, a prezentacją produktu upłynął ponad tydzień. I zaznaczam ? udało się, głównie dlatego, że mi zależało. Gdy już doszło do rozmowy, sprzedawca był dobrze przygotowany z produktu, potrafił odpowiedzieć na wszystkie moje pytania. Dostosował się również do mojego stylu pracy i prezentacja mogła odbyć się za pomocą Skype. Druga sprawa z tym związana, która może mieć znaczenie: na akceptację wniosku o dostęp do wersji testowej, zgodnie z informacją na stronie czeka się dwa dni. Tu też interweniowałam mailowo, choć być może wydaje mi się, że oczekiwanie trwało dłużej niż dwa dni. Następny temat to komunikacja z klientem: nie znalazłam w internecie bazy wiedzy na temat programu. Program nie ma nawet swojej strony na Facebooku, gdzie można by się skomunikować z obsługą. Po takich doświadczeniach moja ocena po prostu nie mogła być inna.

Intuicyjność obsługi?: 5

Tu pięć bez zastanowienia. Gdy już otrzymałam dostęp do wersji testowej, obeszłam sobie cały program, obejrzałam wszystkie zakładki. Nie miałam najmniejszego problemu, aby domyślić się co, gdzie znajdę. Sam wygląd programu jest estetyczny i zachęcający. Wszystkie ikony są wyraźne. Logika programu też jest prosta ? wszystko toczy się wokół klienta, aby dodać nową czynność, dokument ? muszę mieć utworzonego klienta.

 Kompleksowość rozwiązania: 3

Program jest dobrze przemyślany jeśli chodzi o zarządzanie sprawami klientów. Mamy możliwość dodania klienta, sprawy do klienta, czynności. Możemy planować czynności i uzupełniać wstecz. Możemy przydzielać osoby do zespołu lub realizacji konkretnej czynności. Możemy tworzyć akta klienta z podziałem na sprawy. Możemy wersjować dokumenty. Możemy zarządzać korespondencją. Możemy klienta rozliczyć i wystawić mu fakturę. Program ma również możliwość monitorowania płatności. I super. Pod warunkiem, ze program nazywałby się program do zarządzania klientami w kancelarii prawnej. Wtedy spełniłby moje oczekiwania bez zastrzeżeń i dałabym mu najwyższą notę. Ale program jest reklamowany jako program do zarządzania kancelarią prawną. I tu można się zawieść. Ponieważ program nie ma żadnych modułów do zarządzania pozostałymi aspektami firmy. Pierwsze moje pytanie dotyczyło raportów zarządczych w odniesieniu do pracowników. Niestety, program tego nie przewiduje, choć w opisie, na stronie programu jest wyraźnie napisane, że program jest dedykowany do zarządzania zespołem. W mojej opinii tego nie ma. Po za możliwością przypisania zadania pracownikowi, sprawdzenia kalendarza, nie mogę wygenerować z programu informacji na temat poszczególnych pracowników o ich efektywności i innych aspektach istotnych z poziomu zarządzania. Po przeczytaniu opisu, a następnie testach na produkcie, tu moje oczekiwania nie zostały spełnione.

 Stopień w jakim ułatwia pracę?: 4

W związku z brakami opisanymi powyżej, oceniam program jako ułatwiający pracę jedynie w wybranych aspektach. Niestety, nie ma możliwości w pełni wykorzystać zbieranych i opracowanych danych, ze względu na ograniczenia, o których już wspomniałam wcześniej. Jest możliwość pozyskania danych z programu, ale obróbka musi się odbywać samodzielnie, przy użyciu excela. Nie jest to w żadnym stopniu ułatwiające pracę.

 Bezpieczeństwo aplikacji: 5

To jest obszar, którego nie jestem w stanie zweryfikować (nie umiem łamać systemów). Obszar jest bardzo dokładnie opisany na stronie programu. Rozmawiałam na ten temat również z Product Managerem. Zapewnienia i opis brzmią wiarygodnie i wzbudzają zaufanie. Sądząc po ilości miejsca poświęconemu temu zagadnieniu można wnioskować, że temat jest faktycznie poważnie traktowany i W tym punkcie warto wspomnieć, że dane rejestrowane w systemie przechowywane są na serwerach dostarczanych przez firmy współpracujące z C. H. Beck, w ramach wykupionego abonamentu. Serwer też posiada zabezpieczenia, o których zapewniono mnie, że są najbezpieczniejsze z możliwych. Jest szyfrowany za pomocą klucza PGP. Pozostaje mi wierzyć na słowo.

Dostęp aplikacji na różne platformy ocena: 2

Można pracować na każdym urządzeniu, byle mieć dostęp do internetu i zainstalowaną jakąkolwiek przeglądarkę. Taką informację uzyskałam na pytanie, czy są wersje dostępne na różne platformy. Choć, Pan prezentujący mi program, pracujący na sprzęcie Mac`a informował, że jego sprzęt nie zawsze obsługuje wszystkie funkcje. No i moje pytanie dotyczyło dedykowanych wersji, które mogę sobie zainstalować na urządzeniach mobilnych z różnymi systemami (iOS, iPhone, Windows, Mac, Linuks, Windows Phone). Nie ma niestety gotowych aplikacji na urządzenia z wymienionymi systemami. Nie jest to najważniejsze, ale znacznie ułatwia pracę. W zasadzie współczesny użytkownik programów internetowych jest przyzwyczajony do takiej możliwości. Tu jej nie mamy i trzeba uznać ten fakt. Dlatego 2.

 Możliwość synchronizacji z innymi programami: 2

Podobnie jak powyżej, tu odpowiedź jest negatywna. Program nie synchronizuje się z popularnymi kalendarzami. Nie ma także możliwości współpracy popularnymi aktualnie programami jak chociażby Evernote, czy Dropbox. Nie ma również możliwości dopisania zadań, czy terminów, np. z poziomu kalendarza. Znowu, nie jest to najważniejsza z funkcjonalności, ale znacznie podnosząca współpracę i zwiększająca efektywność realizacji zadań. Tu tego po prostu nie ma. Dlatego ocena najniższa.

Cena?: 5

Biorąc pod uwagę obszar w którym program wspiera pracę organizacji i sposób przechowywania danych, koszt licencji zdaje się bardzo rozsądny i nie odbiega w rażący sposób od standardów rynkowych. Warto docenić również ukłon Firmy w stronę stałych klientów. Tu, przed sfinalizowaniem zakupu, zalecam zwrócenie się do sprzedawcy z pytaniem o rabat.

W programie znalazłam też małe niedociągnięcia, które można zoptymalizować. Ale dostałam zapewnienie, że firma już je znalazła i nad nimi pracuje. Podobnie, PM zapewnił mnie, że program jest cały czas rozbudowywany, choć nie był w stanie podać horyzontu czasowego, w którym zmiany będą wprowadzane.

 

Mam nadzieję, że powyższy opis przybliżył Wam ten program i zwrócił Waszą uwagę na aspekty, które warto wziąć pod uwagę, gdy decydujecie się na tak dużą zmianę w sposobie pracy Kancelarii. Życzę powodzenia, a w przypadku pytań związanych z wdrożeniem w firmie rozwiązań usprawniających i optymalizujących pracę, zapraszam do kontaktu. Strona wydawnictwa: C. H. Beck: http://www.beck.pl/ Strona programu TemiTime: http://temitime.pl/ 
A Wy, jakimi programami posługujecie się aby ułatwić sobie pracę?

 

Masz pytania? Jesteś prawnikiem, chcesz usprawnić pracę Twojej Kancelarii Prawnej? Chcesz dowiedzieć się jak zoptymalizować zarządzanie Twoją Kancelarią?

Interesuje Cię praca sekretarki prawnej? Po więcej informacji zapraszam na moje strony:

profil na Facebooku: www.facebook.com/krzyszychaonline

zamknięta grupa dla sekretarek i asystentek: www.facebook.com/groups/sekretarkatomarka


 

Artykuł o podobnej tematyce: http://www.krzyszychaonline.pl/jak-wprowadzac-usprawnienia-piec-krokow-do-sukcesu/
Użyte nazwy i znaki handlowe należą do ich właścicieli i zostały użyte tylko w celu informacyjnym.

 

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply