Jak znaleźć najlepszą asystentkę, asystenta? Procedura 5 kroków.

with 2 komentarze

Znalezienie dobrej asystentki, sekretarki, to prawdziwe wyzwanie. Pozornie wydaje się, że każdy może pracować na tym stanowisku. Otóż nic bardziej mylnego. Najlepiej już wyrzućcie taki pogląd ze swojej głowy. Zaoszczędzicie moc pieniędzy bo nie zatrudnicie niewłaściwej osoby, a także oszczędzicie sobie i niewłaściwie dobranym współpracownikom frustracji. Niezależnie, czy jesteś menadżerem w korporacji, czy masz własny biznes. Zawsze budujesz markę osobistą. Twój asystent też będzie brał w tym udział.

Według mnie najważniejszy jest element piąty. Ale nie można od niego zacząć. Wszystko musi odbyć się w ustalonej kolejności.  Oto moja propozycja:

  1. Spisz swoje obowiązki, których chcesz pozbyć się ze swojej głowy i kalendarza.

    W ten sposób szybciej i łatwiej odpowiesz na kolejne pytania. Najwygodniej jest zrobić to w trakcie codziennych podsumowań dnia. Zanim jeszcze podejmiesz decyzję czy faktycznie zatrudniasz kogoś do pomocy. W ten sposób wyodrębnisz sobie zadnia, którymi zupełnie nie masz ochoty się zajmować.

  2. Zastanów się, czy to co chcesz zlecić, to są powtarzalne prace operacyjne ? biurowe, czy raczej uczestnictwo w projektach i praca zadaniowa.

    W zależności od tego ustal sposób pracy. Jeśli zadaniem Twojej asystentki będzie np. odbieranie telefonów, umawianie spotkań, przygotowywanie dokumentów itp. to będzie potrzebna Ci osoba dostępna w określonych godzinach, w których dzwonią do Ciebie klienci. Podobnie, jeśli prowadzisz biuro do którego klienci przychodzą bez zapowiedzi. Jeśli chcesz w tym czasie mieć możliwość skupienia się i cichej pracy, lub po prostu potrzebujesz być gdziekolwiek indziej, inna osoba musi obsługiwać przychodzących gości. W przypadku pracy projektowej, lepiej umówić się na zadaniowy system pracy ? ustalasz z asystentką co ma być zrobione, jak i do kiedy. A do niej należy takie zorganizowanie sobie czasu aby zadania były wykonywane na czas i na pewno.

  3. Przemyśl jakie kompetencje, umiejętności musi posiadać potrzebna Ci osoba.

    Stwierdzisz to na podstawie drugiego punktu. Dzięki temu łatwiej będzie dokonać Ci selekcji kandydatów, którzy odpowiedzą na Twoje ogłoszenie. Zupełnie innych kompetencji potrzebujesz, jeśli budujesz markę osobistą, sam kontaktujesz się z klientami, ale potrzebujesz kogoś kto ogarnie dla Ciebie social media, kontakty z agencjami, pośrednikami itp. Tu potrzeba osoby, która zna się na nowych technologiach, ma lekkie pióro, umie negocjować, jest otwarta, odważana i elastyczna. Jeśli szukasz osoby, która będzie pierwszym kontaktem z klientami, zdejmie z Ciebie konieczność odbierania tryliona rozmów, to musisz rozejrzeć się za osobą z nienagannymi manierami, znajomością zasad prezencji, lubiącą ludzi i kontakt z nimi. Taką, która będzie w stanie zrozumieć Twój biznes i potrzeby Twoich klientów. I tak można bez końca. Aby odpowiedzieć dobrze na pytanie KOGO szukasz, musisz wiedzieć PO CO i DO CZEGO. Patrz pytanie drugie.

  4. Ile szacunkowo czasu zajmie praca, którą chcesz zlecać.

    Czy będzie to ? piszę umownie ? etat, czy kilka godzin w tygodniu? Dzięki temu dowiesz się, czy możesz zatrudnić kogoś na wyłączność ? osobę, której będziesz musiał zapewnić utrzymanie, bo zabierzesz jej cały czas na pracę, czy kogoś, kto pracuje dla kilku osób i będziesz musiał pogodzić się z tym, że ta osoba pracuje też dla innych.

  5. Uruchom intuicję.

    Wiem, że nie brzmi to profesjonalnie. Niestety, musisz to zaakceptować. Chemię się po prostu czuje. Nie sprawdzisz jej testami, nie ma algorytmu. Jeśli ktoś, z przesłanych dokumentów wydawał Ci się idealny, a w dodatku zadeklarował, że dostosuje się do wszystkich Twoich oczekiwań, ale w osobistym kontakcie nie ma chemii, to nie decyduj się na taką osobę. Po prostu. Nie. Bo nie wytrzymacie ze sobą. Z asystentką jest trochę tak, jak z szukaniem niani dla dziecka. Oddajecie jej swój największy skarb ? prawdziwą perłę: swoją karierę, własną w trudzie wybudowaną markę. Ma Was zastępować i reprezentować. Dlatego najważniejszy, podstawowy element, który musicie sobie uświadomić, chcąc dobrze dobrać do siebie taką osobę to to, że to WASZA firma, WASZ pomysł na biznes, WASZE standardy pracy. To osoba, która chce z Wami współpracować, musi się dostosować. NIGDY odwrotnie. To jeden z najczęstszych błędów z którymi stykam się, gdy pomagam w nawiązaniu udanej współpracy. Zatrudniający zakłada, że jakoś to będzie, przecież się dogadają. Nie prawda. Nie dogadacie się. Osoba, której szukacie od początku musi być idealnie dopasowana. A Ty musisz to CZUĆ.

Na koniec zdanie budzącego aktualnie kontrowersje człowieka, ale bez wątpienia skutecznego biznesmena.

 

Jeśli chcesz zrobić dobry biznes, najpierw zatrudnij dobrą asystentkę.

Donald Trump

 

 

Moim zdaniem inaczej się nie uda. Powodzenia!

 

 

zdjęcie: Kadr z filmu „Poszukiwany, poszukiwana” z 1973 roku i niezapomniana rola Wojciecha Pokory
Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

2 Responses

  1. Monika
    | Odpowiedz

    Bardzo dobry wpis, jednak przez tą ogromną czcionkę bardzo niewygodnie się go czyta. Świetna strona, zapisuję do obserwowania, bo widzę pokrewny mi temat. 🙂
    Pozdrawiam

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Dziękuję za informację. 🙂

Leave a Reply