Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Część I

with Brak komentarzy

spotkani_czI

Organizowanie jest tym, co robisz, zanim zaczniesz coś robić. Dzięki czemu, kiedy już to robisz, nic nie jest pomieszane.

Kubuś Puchatek

 

Kilka razy zmieniałam zawód. Niezależnie od tego czym się zajmowałam lub zajmuję, spotkania są nieodłączną częścią mojego życia zawodowego. Najbardziej lubię te, które sama przygotowuję, bo wiem, że w ich trakcie na pewno nie dojdzie do marnowania czasu. Dlatego od tego tematu postanowiłam rozpocząć pisanie bloga. W kolejnych częściach artykułu zwrócę Waszą uwagę na istotne – moim zdaniem – elementy, które pomogą Wam przygotowywać spotkania tak, by były one efektywne.

Wiem z własnego doświadczenia, ile czasu własnego i współpracowników można zaoszczędzić, dobrze przygotowując spotkanie. Zwróćcie uwagę, że organizując spotkanie planujecie nie tylko swój czas, ale również osób, które uczestniczą w spotkaniu wraz z Wami. Nieudane spotkanie to iloczyn straconego czasu trwania spotkania i liczby uczestników. Wyobraźcie sobie, że nieudane spotkanie, które trwa 40 minut i bierze w nim udział 6 osób to strata 4 godzin, czyli połowy dnia pracy pracownika etatowego! Są to realne pieniądze – źle zainwestowane, a dodatkowo niewykonane w tym czasie inne zadania. Gdyby przeliczyć to na koszty dla firmy, nie dość że trzeba zapłacić wszystkim osobom za czas, który spędziły na spotkaniu, to jeszcze zapewnić im możliwość wywiązania się z zadań, które do nich należą. Czyli opłacić ewentualne nadgodziny.

Co zrobić, aby tego uniknąć? Zapraszam do czytania.

Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie?

Część I ? zadania do wykonania przed spotkaniem.

Organizację spotkania najlepiej rozpocząć od zweryfikowania, czy to spotkanie jest konieczne. Jak pokazują badania 90% czasu spędzamy na zebraniach bezproduktywnie. Dlatego na początku, do organizacji zebrania, proponuję podejście rewizjonistyczne i kontestacyjne. W zgodzie z zasadą minimalizmu i prostoty: jak najmniej spotkań, jak najmniej uczestników, jak najmniej czasu.

Jeśli na pytanie, „czy to zebranie jest konieczne?” odpowiemy sobie „tak”, to kolejne kroki, które powinien podjąć prowadzący, przygotowując spotkanie, są następujące:

  1. Skonkretyzuj cel spotkania

Ustalając cel spotkania, pamiętaj o dwóch zjawiskach z tym związanych opisywanych w psychologii: po pierwsze, grupa, jeśli nie ma celu, nie ma motywacji do wspólnej pracy. Po drugie, bardziej motywuje cel ustalony samodzielnie przez członków grupy, niż narzucony z zewnątrz.

Jeśli masz za zadanie efektywnie przeprowadzić spotkanie, konkretnie dowiedz się, po co jest organizowane. Jeśli jesteś inicjatorką spotkania, doprecyzuj tytuł, tak aby był zarazem celem. Dzięki temu uczestnicy będą mogli już po zapoznaniu się z agendą nastawić się na wspólną pracę w określonym obszarze.

Często spotkania odbywają się na przykład pod hasłem „cotygodniowe spotkanie kierowników, comiesięczne zebranie pionu, codzienna odprawa”. Tak sformułowany tytuł nie jest efektywny i atrakcyjny dla uczestników, gdyż sugeruje, że ich zadaniem w trakcie spotkania będzie wysłuchanie zrealizowanych zadań innych osób i zaprezentowanie własnych postępów prac. Warto do tak sformułowanego tytułu dodać zwrot o rozwiązaniu problemów, dzieleniu się dobrymi praktykami, tak aby każdy kto będzie brał udział w spotkaniu widział z tego uczestnictwa również korzyść dla siebie.

Przykłady:

Zebranie i wymiana opinii na temat ostatnich projektów.

Wypracowanie nowej strategii?

Podjęcie decyzji odnośnie?

Rozwiązanie problemu braku zaangażowania w pracę?

  1. Ustal listę uczestników.

Ponownie, im mniej, tym lepiej. W spotkaniu powinni wziąć udział tylko Ci pracownicy, którzy faktycznie na tym skorzystają. Pozostali wystarczy, jeśli otrzymają notatkę, raport będący podsumowaniem tego, co na spotkaniu zostało ustalone.

  1. Dopracuj agendę.

Tu znowu warto skorzystać z odkryć psychologów i zdać sobie sprawę, że każdy uczestnik ma swoje cele indywidualne (np. potrzeba akceptacji, chęć pokazania się, podniesienie poczucia własnej wartości, pozbycie się poczucia winy), które, często nieświadomie, stara się zaspokoić na spotkaniu. Cel grupowy zwykle nie jest sumą celów indywidualnych. Doskonałym przykładem jest sytuacja pożaru w jakimś publicznym miejscu: cel indywidualny każdego jest taki sam: uratować się, a mimo tego cel grupowy nie istnieje.

Skupienie się nad realnymi celami spotkania umożliwia pisemna agenda. Przygotowuje ją osoba, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie spotkania. Czyni to w konsultacji z tymi uczestnikami, którzy aktywnie wpływają na przebieg spotkania, aby mogli odnieść się do jej treści. Po upływie terminu, w którym możliwe było wprowadzanie korekt programu, agenda staje się obowiązująca i na jej podstawie prowadzi się spotkanie.

Wprowadzenie pisemnej agendy zwiększa efektywność spotkań o około 30%.

  1. Ustal dogodny dla wszystkich termin.

Jeśli spotkanie odbywa się cyklicznie, w ustalonym rytmie, ten punkt możemy pominąć. W innym wypadku warto zadbać, aby jak największej grupie osób pożądanych na spotkaniu termin pasował. Można wykorzystać w tym celu odpowiednią aplikację, np. Doodle, gdzie bezpłatnie i bez konieczności zakładania konta można zapytać dowolną liczbę osób o dogodny termin spotkania. Pod utworzoną w ten sposób ankietą, w czasie rzeczywistym tworzy nam się podsumowanie głosowania, co powoduje, że nie trzeba zliczać głosów. Termin można ustalić również w tradycyjny sposób, pytając osobiście, telefonując lub przesyłając innym maile.

  1. Poinformuj o spotkaniu.

Znowu, w zależności od specyfiki, informację można przekazać w różny sposób ? może to być osobiście, telefonicznie, mailowo, a w niektórych sytuacjach również za pośrednictwem prasy. Co bardzo ważne, zadbaj aby wiadomość była przekazana uczestnikom na co najmniej dwa sposoby. Jeśli informujesz telefonicznie, jeszcze napisz maila. Jeśli mailowo, dopytaj się jeszcze przy okazji osobistego spotkania lub wykonaj telefon z przypomnieniem i potwierdzeniem.

Każdy uczestnik spotkania powinien przed spotkaniem mieć możliwość zapoznania się z agendą, która będzie obowiązywała na spotkaniu.

  1. Przygotuj salę.

Zawsze, gdy przygotowywałam spotkanie, podstawową sprawą jeśli chodzi o salę, było jej dobre wywietrzenie lub przewentylowanie w salach nieposiadających dostępu do świeżego powietrza.

Sprawdzałam cały sprzęt (projektor, telewizor, głośniki, wskaźniki, komputery, telefon w przypadku telekonferencji itp.). Przygotowywałam poczęstunek i materiały biurowe.

  1. Poczęstunek i napoje na czas spotkania.

Dawniej najczęstszą formą poczęstunku w trakcie spotkań były paluszki, orzeszki, ciasteczka. Z rzadka pojawiały się suszone owoce. Aktualnie, uczestnicząc w spotkaniach, zauważam z radością, że coraz częściej zdarzają się marchewki pokrojone w słupki, seler naciowy, świeży zielony groszek, pokrojone świeże owoce itp., a tradycyjne przekąski są dopełnieniem.

Będąc sekretarką, na spotkaniu do 7 osób napoje serwowałam ?z ręki?. Czyli każdy zamawiał kawę lub herbatę i były one przygotowywane zgodnie z zamówieniem. Jeśli osób było więcej, wówczas przygotowywałyśmy kawę i wrzątek w termosach i zanim rozpoczęło się spotkanie, wszystko stawiałyśmy na stole konferencyjnym wraz z niezbędnym szkłem i pozostałymi przyborami (koszyczek z herbatami do wyboru, mleko, cukier biały i trzcinowy).

Z moim przełożonym miałam wypracowaną zasadę, że ja wprowadzałam gości do sali konferencyjnej lub gabinetu, potem przychodził on – gospodarz spotkania. Zostawał sam z gośćmi, a następnie informował mnie za pomocą interkomu jakie napoje mam przygotować. Gdy je przynosiłam, po kolei wskazywał co i komu mam podać. W ten sposób wybawiał mnie z problemu jaka precedencja obowiązuje.

  1. Materiały biurowe.

Zadbaj, aby w Twojej firmie, w salach konferencyjnych był zapas papieru do notowania i długopisów, a także materiałów informacyjnych o firmie. Przed spotkaniem, dopytywałam osoby odpowiedzialne merytorycznie za spotkanie, czy powinnam coś jeszcze przygotować. Zdarzało się, że potrzebne były do wydrukowania dodatkowe materiały: raporty, sprawozdania, które były omawiane w trakcie spotkania. Na niektórych spotkaniach używany był flipchart lub tablica suchościeralna. Wówczas dbałam, by pisaki, które znajdują się w sali były sprawne, a na flipcharcie nie brakowało kartek.

Powyższe osiem punktów pozwalało mi usprawnić ten etap planowania spotkania. Wprowadzało w tę czynność rutynę. Wiedziałam, co po kolei mam robić, aby ułatwić sobie pracę i mieć pozytywny wpływ na przebieg spotkania. W kolejnych częściach cyklu podpowiem Ci jak postępować w trakcie spotkania, a także o co zadbać po spotkaniu. Zaprezentuję również kilka alternatywnych do dyskusji sposobów na przeprowadzenie spotkania.

Powiązane artykuły:

  1. Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Cz. II
  2. Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Cz. III – Prowadzenie spotkania
Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply