Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Część II

with 1 komentarz

    conference-room-170641_1280

W poprzednim artykule opisałam, o co warto zadbać, o czym pamiętać organizując spotkanie. Teraz chcę podzielić się moimi doświadczeniami z czasów gdy byłam sekretarką. Wówczas moją rolą było obsługiwanie spotkań firmowych od strony technicznej. Jako obsługa techniczna rozumiem wszystkie czynności, które mogą wydarzyć się w trakcie spotkania, a nie są związane z jego merytoryczną treścią. Co do zasady, osoba, która obsługuje technicznie spotkanie, nie uczestniczy w nim. W tym artykule mam na myśli wyłącznie spotkania organizowane wewnątrz firmy.

  1. Czego się Państwo napijecie?

W naszym biurze do wyboru była kawa ? parzona ?tradycyjnie? (tzw. zalewana), kawa z ekspresu i rozpuszczalna. Herbaty do wyboru. Co najmniej czarna, zielona i jakaś owocowa. Z zimnych napoi ? woda.

Woda zawsze stała na stole konferencyjnym. Dbałam, aby były to szklane butelki 0,2 lub 0,3 litra. Trzy butelki z wodą gazowaną i cztery z niegazowaną. Obok stało siedem czystych szklaneczek do wody.

Mieliśmy również dystrybutor z wodą, której używaliśmy do picia i do przygotowywania ciepłych napojów.

Obsługa małego spotkania

Jeśli spotkanie było małe (do siedmiu osób) goście obsługiwani byli ?z ręki?. To znaczy, że gdy już wszyscy zasiedli i w miarę potrzeby wymienili się wizytówkami, wówczas mój Szef proponował gościom ciepłe napoje. A następnie linią wewnętrzną byłam informowana co i w jakiej ilości mam przygotować. Gdy przychodzili goście, zaraz po ich wprowadzeniu nastawiałam czajnik z wodą, aby potem szybko przygotować herbatę lub kawy zalewane wrzątkiem. Jeśli nie było doprecyzowane jaka ma być kawa, podawałam kawę z ekspresu. Dzięki temu, że na studiach przez długi czas pracowałam jako kelnerka, nie miałam problemu z posługiwaniem się tacą. Dość zgrabnie wychodziło mi obsługiwanie gości.

Obsługiwałam zgodnie z zasadą precedencji – od najważniejszego klienta / gościa, następnie osoby z naszej firmy, również od najważniejszego uczestnika spotkania.

Tak jak nauczyłam się w czasach, gdy dorabiałam na studiach jako kelnerka, napoje podawałam z prawej strony danej osoby. Aby było estetycznie, przy napojach gorących, na talerzyku kładłam małą serwetkę i na niej stawiałam filiżankę. Dbałam, aby uszko przy serwowaniu było po prawej stronie gościa. Łyżeczkę kładłam pod uszkiem, trzonkiem w stronę gościa. Na stole najpierw kładłam cukier, śmietankę, koszyczek z herbatami (koniecznie każda zapakowana w indywidualne opakowanie), a na samym końcu filiżanki z wrzątkiem na herbatę i z kawą. Na filiżance z wrzątkiem ? jeśli klient prosił o herbatę ? kładłam drugi talerzyk, na którym był plasterek cytryny na wykałaczce. Po zaparzeniu herbaty służył on do odłożenia woreczka. Jeśli zbierałam w trakcie spotkania opróżnione filiżanki, robiłam to z lewej strony.

Brak telefonu od Szefa z prośbą o podanie czegoś do picia, sugerował mi, że spotkanie raczej nie potrwa długo. W takiej sytuacji nie przeszkadzałam wchodząc, bo woda i szklaneczki była już podana wcześniej.

Obsługa dużego spotkania

Mała grupa gości mogła nas zaskoczyć. Zdarzało się, że klient przejeżdżał obok biura i korzystając z obecności mojego Szefa, o której dowiadywał się w trakcie rozmowy telefonicznej, postanawiał nas odwiedzić.

Bardzo rzadko tak się zdarzało w przypadku spotkań większych. Takie spotkania z reguły były zapowiadane. Ja również na to nalegałam. Zdarzało się, że Szef lub współpracownicy, jeśli decyzja o spotkaniu zapadała nagle, dzwonił do mnie z drogi, abym miała jak najwięcej czasu na przygotowanie spotkania.

W sytuacji, gdy w spotkaniu miało uczestniczyć więcej niż siedem osób, zabierałam butelki z wodą niegazowaną, a stawiałam dzbanki z wodą z dystrybutora, do wody dodawałam kawałki limonki, gałązki świeżej mięty, lód. Uzupełniałam szklanki na wodę do liczby gości. Kawę (z ekspresu przelewowego) i wrzątek na herbatę przygotowywałam w termosach. Ustawiałam też filiżanki. Oczywiście również cukier, mleczko i koszyczki z herbatą. Na stole robiłam ?wyspy?. Każda składała się z dwóch termosów (jeden z wrzątkiem, jeden z kawą), trzech butelek wody gazowanej, dzbanka wody niegazowanej, sześciu szklaneczek, sześciu filiżanek, cukru, mleczka, koszyczka z herbatami. Osobno przygotowywałam talerzyk z pokrojoną cytryną i małe talerzyki na zużyte woreczki z herbaty. Jedna wyspa wystarczała na obsłużenie sześciu osób. Jeśli na spotkaniu było od 8 do 11 osób, liczbę gości dzieliłam przez dwa i takie wyspy przygotowywałam.

Jeśli macie zwyczaj podawać również przekąski w formie ciasteczek ? zadbajcie, aby były to porcje na jedno spotkanie. Bez zbyt dużej ilości kremu. A w lecie, jeśli biuro w którym pracujecie nie ma klimatyzacji, unikajcie czekolady.

  1. Kontakt z szefem uczestniczącym w spotkaniu. Jak przeszkadzać, by przeszkadzać jak najmniej?

Moim zdaniem, zasada bezwzględnego nieprzeszkadzania, gdy szef uczestniczy w spotkaniu jest super. Życie jest jednak życiem i zdarzają się różne sytuacje, które potrafią zaskakiwać i zmuszać do łamania zasad. Dla mnie, wejście nieproszoną w trakcie spotkania było ostatecznością. Na szczęście nie zdarzało mi się to często. W trakcie współpracy wyrobiliśmy sobie z moim Szefem tajny kod, który znakomicie się sprawdzał. Otóż, umówiliśmy się, że jeśli wchodzę z czarną teczką ? zwykłą biurową z wąsami do wiązania, to znaczy, że wydarzyło się coś, co kategorycznie wymaga jego reakcji lub decyzji. W teczce znajdowały się różne rzeczy: czasami była to prośba o pilne podpisanie dokumentu, czasami informacja, że czeka inny Klient, że ktoś uporczywie próbuje się dodzwonić, twierdząc, że sprawa, z którą telefonuje to rzecz życia lub śmierci. Po prostu wchodziłam, zostawiałam teczkę, nic nie mówiąc, a potem szef decydował, czy faktycznie sprawa jest pilna. Jeśli postanawiał zareagować w trakcie spotkania, po prostu wychodził na chwilę, załatwiał co trzeba i spotkanie trwało dalej. Jeśli uznawał, że sprawa może poczekać ? sprawa czekała.

Podobnie było z osobami z firmy, które chciały spotkać się z szefem pilnie i natychmiast. Gdy trwało spotkanie, nie było takiej możliwości. Wszyscy o tym wiedzieli i na szczęście dostosowywali się do panujących zasad.

Uzupełnieniem powyższych informacji, może być pierwsza część artykułu. Znajdziesz ją tu. Część druga nie jest jeszcze ostatnią. Zapraszam za tydzień na ciąg dalszy.

A póki co – udanego i efektywnego tygodnia.

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

One Response

  1. […] Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Cz. II […]

Leave a Reply