Jak zorganizować i obsłużyć efektywne spotkanie? Część III ? gdy spotkanie się toczy. Prowadzenie spotkania.

with Brak komentarzy

office-581127_1920

Gdy awansowałam i zostałam office managerem, często pełniłam taką funkcję na spotkaniach, które sama organizowałam i w których brałam udział. Aktualnie często zdarza mi się również występować w tej roli na spotkaniach, gdy przygotowuję projekty dla klientów, do których dopraszam innych trenerów i w firmie, gdzie zatrudniam pracowników etatowych. Osoba, która jest obecna na spotkaniu i dba, aby wszystko sprawnie przebiegało nazywa się facylitatorem. Więc o facylitacji spotkania poniżej słów kilka.

Poniżej zaprezentuję Wam moją checklistę, gdy zdarza mi się występować w takiej roli. Dla lepszego zrozumienia, i aby to co piszę miało dla Was większą wartość, omówię kolejne punkty.

Przygotuj się do spotkania.

Jeśli nie Ty jesteś organizatorem spotkania, zajmij się odpowiedzią na poniższe pytania niezwłocznie, gdy to będzie możliwe, po uzyskaniu wiedzy, że masz je poprowadzić. Nie zostawiaj przygotowania się na ostatnią chwilę. Jeśli tak zrobisz, narazisz siebie na niepotrzebny stres i nie pomożesz w żaden sposób organizatorom.

Jeśli nie Ty tworzyłaś agendę, a zostałaś poproszona o poprowadzenie spotkania, przed jego rozpoczęciem odpowiedz sobie na następujące pytania:

Kiedy spotkanie ma się odbyć? Tu nie ma się nad czym rozwodzić. Skoro masz je prowadzić, to przede wszystkim zarezerwuj sobie czas, abyś mogła w komfortowy dla Ciebie sposób być na nim obecna. Komfortowy, czyli co najmniej kwadrans przed spotkaniem zakończ wszystkie inne zadania, zapewnij sobie czas aby z zakładką co najmniej 10 minut dotrzeć na miejsce spotkania. Czas ten wykorzystaj na ostatni rzut oka na salę, w której ma się odbywać spotkanie i na okrzepnięcie w tym miejscu.

W tym momencie zorientujesz się również, czy organizator zadbał, aby stworzyć pisemną agendę spotkania. Jeśli nie, na podstawie poniższych pytań stwórz ją, daj organizatorowi do zaakceptowania i zadbaj, by uczestnicy również mieli możliwość się z nią zapoznać. Jeśli nie przed spotkaniem, to od razu po jego rozpoczęciu.

Gdzie spotkanie ma się odbyć? Jak wygląda pomieszczenie, czy jest dostosowane do liczby osób, która jest oczekiwana na spotkaniu? Jak jest wentylowane? Jakie jest światło? Czy z każdego miejsca sali jest dobra widoczność?

Przy tym pytaniu najlepiej jest osobiście sprawdzić, jak faktycznie wygląda miejsce, w którym ma być przeprowadzone spotkanie. Zdarzało mi się zaufać informacjom przekazywanym telefonicznie, a potem okazywało się, że moje i udzielających informacji wyobrażenie o tym samym pomieszczeniu jest zupełnie inne. Oto zestawienie przykładowych wpadek:

Moje pytanie Odpowiedź Stan faktyczny
Czy pomieszczenie ma okno? Czy posiada dostęp światła dziennego? Tak Okno było umieszczone za ekranem, na którym była wyświetlana prezentacja. Jeśli potrzebowałam pokazać coś na slajdzie, musiałam opuścić ekran, co odcinało dostęp światła. Przez całe spotkanie musiałam opuszczać i podnosić ekran.
W jaki sposób odbywa się wymiana powietrza w pomieszczeniu? Klimatyzacja czy okno? Okno Patrz odpowiedź wyżej. Aby opuścić ekran, trzeba było zamknąć okna. Tym samym nie można było zbyt długo korzystać z projektora, bo robiło się duszno w pomieszczeniu.
Czy w sali zmieści się 20 osób przy okrągłym stole? Tak Wielkość pomieszczenia była wystarczająca, ale w środku okrągłego stołu był słup, który powodował, że uczestnicy siedzący naprzeciwko siebie nie mieli szans się zobaczyć.
Czy nie będzie dla Państwa problemem, aby catering nie znajdował się na stole, przy którym toczy się spotkanie, tylko gdzieś w rogu sali? Wszystko przygotujemy tak jak Pani sobie życzy. Catering był w rogu sali. Żeby z niego skorzystać, niektórzy byli zmuszeni przeciskać się za plecami innych uczestników spotkania.
Czy w oferowanej sali zmieści się 15 osób? Tak Faktycznie. Jednak wymagało to rozstawienia dwóch niezależnych stołów. Co kompletnie nie było możliwe w sytuacji spotkania biznesowego.

 

Żadna z tych sytuacji nie była wynikiem niczyjej złej woli, a jedynie niezrozumienia wzajemnych oczekiwań i potrzeb. Łatwo można było ochronić się przed nimi, sprawdzając rzeczywistość osobiście lub prosząc o przesłanie zdjęć pomieszczenia.

Dlaczego spotkanie jest potrzebne?

Moment, gdy spotkanie już zostało ogłoszone, a goście zaproszeni, nie jest czasem na kontestację sensu jego organizowania. Nawet, jeśli Twoim zdaniem to spotkanie jest bez sensu, przygotuj się do jego prowadzenia porządnie. Jeśli podejdziesz z nastawieniem ?nie uda się?, to nic nie da, napsujesz krwi sobie i innym i wyjdziesz na malkontentkę. A pamiętaj, że krytyka pozostawia negatywny ślad również na krytykującym. Więc skoro ktoś zdecydował, że spotkanie ma się odbyć, dowiedz się jakie były motywy tej decyzji, ustalając jego cele, poprzez odpowiedź na pytanie:

Po co spotkanie jest organizowane? Jakie są jego cele, co mamy wypracować w trakcie spotkania. Ustal odpowiedź na to pytanie jak najbardziej konkretnie. Dzięki temu z łatwością upilnujesz czasu spotkania i będziesz potrafiła kierunkować dyskusję na właściwe tory. Dowiedz się od organizatora spotkania, z czym chce aby wyszli uczestnicy ? co ma być efektem spotkania: zwiększona wiedza, wypracowanie sposobów na rozwiązanie problemu, zmotywowanie do zaakceptowania zmiany. Bo jeśli Ty jesteś organizatorem, to zakładam, że znasz odpowiedzi na te pytania.

Kto weźmie udział w spotkaniu? Ile będzie osób? Jakie to osoby? Jakie pełnią funkcje w Twojej organizacji lub organizacjach, w których pracują? Jacy to ludzie? Uzyskanie jak najpełniejszej odpowiedzi na te pytania pozwoli Ci określić poziom zaangażowania uczestników i przygotować się do prowadzenia spotkania dla takich właśnie uczestników.

Jak ma przebiegać spotkanie?

Nie zawsze dyskusja jest najlepszym sposobem prowadzenia spotkania. W kolejnym artykule tego cyklu zaprezentuję inne metody przeprowadzenia spotkania. Wszystko zależy od celu.

W zależności od odpowiedzi na to pytanie, należy przygotować materiały i urządzenia, które będą używane na spotkaniu. Możesz potrzebować projektora, ekranu, flipcharta i kartek lub tablicy suchościeralnej. Jeśli chcesz prezentować nagrania, konieczne będzie nagłośnienie. Jeśli chcesz prowadzić głosowanie ? zadbaj o kartki na głosy i pojemnik, do którego będą składane. Niektóre formy prowadzenia wymagają również odpowiedniego przygotowania sali. Wybierając sposób prowadzenia, trzeba pamiętać o kosztach jakie dokonany wybór za sobą pociąga.

Co jeśli się nie uda? Warto być przygotowanym, przynajmniej teoretycznie na różne sytuacje, które mogą utrudnić przeprowadzenie spotkania w taki sposób, jaki sobie zakładamy. Ja zawsze robię analizę, co jest najważniejsze w trakcie tego spotkania, bez którego elementu z mojego planu nie będzie ono możliwe do przeprowadzenia. Gdy diagnozuję ten element, to w miarę możliwości szukam zastępnika, z którego będę mogła skorzystać, jeśli element podstawowy zawiedzie. Z tego powodu najczęściej mam przy sobie zapasowy projektor, trochę kartek do flipcharta, ryzę papieru A4, pisaki i inne narzędzia, które pozwolą mi w większości sytuacji jakoś wybrnąć w przypadku braku prądu, awarii windy, konieczności prowadzenia spotkania w innym miejscu niż było to planowane lub sytuacji, gdy z jakiegoś powodu część uczestników nie dojeżdża na czas.

Jedyna sytuacja, którą sobie wyobrażam i nie wiem jak postąpię, to ta w której na spotkanie nie dotrze uczestnik lub gość, którego rola jest najistotniejsza. Na szczęście, póki co, nie spotkało mnie coś takiego.

A Wy jakie macie triki, zasady, by przygotować się profesjonalnie do spotkania, które macie prowadzić?

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply