Kim jest wirtualna asystentka? cz. 2

with 1 komentarz

Oto kolejne informacje na temat wirtualnej asystentki. Pierwsza część artykułu wzbudziła niemałe zainteresowanie i tu i na facebooku i w wiadomościach prywatnych. Dziś o cechach charakteru, które pomogą utrzymać się w tej specyficznej pracy.

Kto może być wirtualną asystentką, jakie musi spełniać cechy?

Praca wirtualnej asystentki to nie jest praca dla każdego. W odróżnieniu od tradycyjnej pracy biurowej, tu musimy sobie sami zorganizować i miejsce i harmonogram pracy. Nie ma osoby, która przechodząc ?rzuca okiem? i w ten sposób ?motywuje? do rzetelnej pracy. Wirtualna asystentka rozliczana jest z wykonanych zadań, nie ze sposobu w jaki je wykonuje i czasu, który poświęca na realizację. Ze zleceniodawcą umawiamy się na efekt i termin. Pozornie są to zadania mniej odpowiedzialne niż te, które zleceniodawcy wykonują osobiście, ale równie istotne dla powodzenia całego projektu. Aby wszystkiemu podołać i nie zawalić, bezwzględnie konieczna jest silna wewnętrzna motywacja, zorganizowanie i żelazna dyscyplina. W związku z tym, że praca nie wymaga wychodzenia z domu, to łatwo jest się pogubić i zamiast wykonywać obowiązki zawodowe, zająć się czymś innym, jak np. porządki, gotowanie, czy po prostu spanie :).

Podstawowy zestaw cech i kompetencji, które musi posiadać osoba, która chce wykonywać taką pracę:

  1. Wewnętrzna motywacja ? nie ma szefa, który stoi nad tobą i pyta: jak idzie, ile Pani zrobiła, czy pamięta Pani o tym i tamtym?

  2. Umiejętność organizowania własnego czasu ? wiedząc jakie masz zadania do zrealizowania, musisz sama rozpisać sobie harmonogram ich realizacji, biorąc pod uwagę wszystkie zmienne:

    1. charakter zadań ? czy można je wykonać w dowolnym momencie, czy może są związane z kontaktem z innymi osobami i trzeba w związku z tym uwzględnić godziny pracy innych osób,

    2. osobiste ograniczenia czasowe ? jeśli praca wirtualnej asystentki jest formą dorobienia do pracy etatowej, to musisz to wszystko ze sobą pogodzić. Jeśli masz małe dzieci, którym się równocześnie opiekujesz, to też musisz harmonogram pracy dostosować do ich godzin różnych aktywności i dziennych drzemek,

    3. Termin realizacji poszczególnych zadań ? jeśli masz wyznaczoną datę końcową, lub dane zadanie jest powtarzalne i musi wydarzać się w określonym rytmie w określonej porze, to też trzeba uwzględnić planując swój harmonogram,

    4. Złożoność zadania ? jeśli to jest coś dużego (np. organizacja cyklu konferencji w różnych miastach Polski), to za planowanie zabierzesz się inaczej niż za np. odpowiadanie na komentarze fanów na profilu na FB.

Gdy już czas sobie zaplanujesz, to z zegarmistrzowską precyzją powinnaś się planu trzymać! Wiadomo, że nie wszystko się udaje od pierwszego razu, ale porażka to nauczka co zmienić w przyszłości. Więc po przeanalizowaniu jej zmieniasz to, co spowodowało, że praca się nie powiodła i następnym razem robisz jeszcze lepiej. Głupotą popełniać jest ten sam błąd więcej niż raz, brak analizy porażki do tego prowadzi.

  1. Odwaga cywilna ? nie ma ludzi nieomylnych. Niektórzy nie potrafią się przyznawać do swoich błędów. To ogromna wada. Nie lubię pracować z takimi osobami. Aby móc brać odpowiedzialność za swoją pracę, trzeba mieć niezbędną do tego odwagę cywilną. Ona bardzo pomaga.

  2. Znakomite umiejętności komunikacji interpersonalnej. Aby być dobrym wsparciem, trzeba wiedzieć jak skutecznie przekazywać i odbierać informacje. W przypadku pracy wirtualnej, jest to tym trudniejsze, że często mamy do czynienia z komunikacją pisemną, w dodatku asynchroniczną. Nastręcza ona wiele problemów i ma wiele ograniczeń. Jej specyfika często jest przedmiotem szkoleń, które prowadzę. Wymaga zdecydowanie większej wiedzy i wrażliwości na procesy komunikacyjne aniżeli zwykły kontakt bezpośredni.

  3. Chęć ciągłego rozwoju ? technologia, nowe media to dziedziny, które bardzo dynamicznie rozwijają się. To co umiemy dziś, pojutrze może być jeszcze wystarczające, ale za tydzień już niekoniecznie. Aby być prawdziwym wsparciem, nie dość, że trzeba wiedzieć co się pojawiło, to od razu konieczne jest wiedzieć jak to zastosować. Dodatkowo, pożądana cecha to widzieć w czym dana użyteczność, aplikacja, zmiana może pomóc w tym biznesie który wspieramy swoją pracą.

  4. Brak strachu przed technologią, komputerem, internetem ? wszystko dzieje się tam. Jeśli drżysz nad każdą instalacją, boisz się chmury, itp. daj sobie spokój, bo stres Cię zje. No chyba, że lubisz wyzwania. Wtedy go prędko pokonasz 😉

  5. Bardzo ważną umiejętnością jest zgoda na pracę w samotności. Niby pracujemy dla kogoś, ale jego nie ma? Jeśli decydujemy się pracować w domu, to jesteśmy same. Nie ma się do kogo uśmiechnąć, zagadać. Nikt nam nie zaproponuje herbaty. Dacie radę?

Wyjściem pośrednim w tej sytuacji są biura coworkingowe, gdzie możliwe jest rozliczanie się za godziny: dostajecie biurko, krzesło, dostęp do internetu i serwis kawowy. Dookoła Was inni ludzie, każdy klepie we własny komputerek i zajmuje się swoimi sprawami. Ale przynajmniej złudzenie pracy w biurze można osiągnąć ;).

Dużo tego. Cóż zrobić. Zawsze powtarzam, że praca asystentki to bardzo odpowiedzialna i wymagająca funkcja. A w przypadku pracy zdalnej wymagania jeszcze wzrastają. Dodalibyście coś jeszcze do tej listy?

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

One Response

  1. […] artykuł – część II […]

Leave a Reply