Kim jest wirtualna asystentka? cz. 3

with 3 komentarze
Oto trzecia część wpisu o wirtualnej asystentce. Tym razem przyjrzyjmy się umiejętnościom, które osoba na tym stanowisku powinna opanować.

Podstawowe umiejętności są zbieżne z typową pracą sekretarki:
  1. Obsługa edytora tekstów. I znowu ? czym lepsza, tym lepiej dla asystentki. Poziom utwórz nowy dokument, jakkolwiek wpisz teks i zapisz gdziekolwiek to zdecydowanie za mało. Chodzi o to, aby posługiwać się biegle większością zakładek i funkcji. Bo po pierwsze ułatwia to pracę, a po drugie, wtedy dopiero można stworzyć piękny dokument.
Gdy zajmuję się na prośbę moich Klientów rekrutacją sekretarek, bądź asystentek, czasami proszę o przesłanie fragmentu tekstu w formacie do edycji. Zwłaszcza, jeśli ktoś pisze w swoich dokumentach ?doskonała znajomość pakietu Office?. Wystarcza mi rzut oka na dokument z włączoną tabulacją, aby stwierdzić na jakim poziomie zaawansowania ktoś posługuje się np. word`em.
  1. Umiejętności edytorskie i korekcyjne. Mam przykrą wiadomość. Na stanowiskach sekretarskich zaświadczenie o dysleksji, dysgrafii, dysortografii, dysprzecinkografii i wszelkie inne tracą moc. Jeśli chcesz się nimi posługiwać szukając pracy, to już teraz daj sobie spokój z byciem sekretarką lub asystentką. Ja też mam problem z ortografią ? nie jest ona dla mnie oczywista. Ale, w życiu nie przyszło mi do głowy robić z tego mój atut, czy choćby chwalić się tym. Ja o tym wiem, więc mam to pod kontrolą. W dawnych czasach w torebce miałam mały słowniczek ortograficzny, a dziś moim wielkim przyjacielem jest klawisz F7. Wszystkiego można się nauczyć. Widziałam kiedyś, dawno temu stronę, gdzie w pierwszej widocznej wiadomości autor przepraszał za ewentualne błędy ortograficzne informując, że ma dysortografię. Ta wiadomość była jedyną, którą na tej stronie przeczytałam. Stwierdziłam, że skoro ktoś nie szanuje mnie i świadomie zostawia błędy, to ja nie mam ochoty tego czytać.
Autor opisanej wyżej strony popełniał błędy we własnym imieniu. Gdy robicie coś w cudzym imieniu, to powinno być 1000 razy lepsze, niż gdybyście robiły we własnym. Bo kiepska jakość szkodzi nie tylko Wam, ale też zleceniodawcy. Tak być nie może.
  1. Obsługa arkusza kalkulacyjnego. Zawsze zdarzy się, że trzeba coś policzyć, zrobić wykres, raport, zestawienie. W takich sytuacjach nie ma jak arkusz kalkulacyjny! Poza tym, własne zestawienia kosztów i przychodów też jakoś musicie prowadzić. Przecież nie będziecie tego robiły w zeszycie ;-).
  2. Umiejętność profesjonalnego przygotowywania korespondencji biznesowej: sporządzania ofert, zapytań, informacji, pism przewodnich, pism półoficjalnych, odpowiedzi na zapytania, informacji itd. I to nie tylko przygotowania, ale jeszcze profesjonalnej dystrybucji ? kiedy trzeba pocztą tradycyjną, kiedy trzeba emailem, a kiedy trzeba przy pomocy mediów społecznościowych. W tym punkcie wiedza asystentki powinna już na starcie przewyższać wiedzę osoby dla której podejmuje się współpracy. Często na szkoleniach, które prowadzę dla sekretarek i asystentek, gdy omawiamy te zasady pada argument ?ale mój szef tak nie robi?. Wtedy odpowiadam, nie musi, bo od tego ma Ciebie!
  3. Znajomość licznych aplikacji i programów ułatwiających pracę ? wszystko zależy od tego, czym macie się zajmować. Zupełnie bez zastanowienia przychodzą mi do głowy: programy do sporządzania ankiet i przeprowadzania badań rynkowych, programy do komunikacji, programy do przechowywania plików, edycji filmów i zdjęć, programy do zarządzania czasem, kalendarze współdzielone, programy do tworzenia grafik, programy do zbiorowej wysyłki maili. Listę uszczegółowię i uzupełnię w osobnym wpisie.
  4. Znajomość Facebooka. I nie chodzi mi o przeglądanie godzinami linii czasu naszych znajomych i wrzucanie zdjęć. Ale znajomość zastosowań Facebooka w biznesie. Na FB są wszyscy: Wasi klienci i klienci Waszych klientów. Jeśli zamierzacie być wsparciem w działalności biznesowej, to nie wyobrażam sobie braku perfekcyjnej znajomości nieustannie zmieniającego się środowiska pracy na FB. Głównie myślę o działaniu fanpage, grup, menagera reklam, power editora. Jeśli znacie szczegółowo facebooka, pozostałe platformy wystarczy, abyście kojarzyły ?z grubsza?. Jeśli zaczniecie pracę z kimś, kto głównie promuje się na innej platformie, wprowadzicie go na FB, co będzie miało ogromną konwersję, a w między czasie douczycie się innych mediów.
  5. Umiejętność budowania stron WWW, przynajmniej w oparciu o jedną z gotowych platform. Na przykład najpopularniejszego aktualnie WordPress`a.
  6. Bezwzrokowe pisanie na klawiaturze. Umiejętność niezbędna każdej bez wyjątku profesjonalnej asystentce i sekretarce. Trochę czasu wymaga aby się nauczyć. Ale nikt nie mówił, że będzie łatwo. Ale, gdy już ją macie, to nieprawdopodobnie przyspiesza pracę. A nie da się ukryć, że praca asystentki jest pracą na czas. Czym osoba na tym stanowisku będzie bardziej efektywna, tym po prostu więcej zarobi.
  7. Znajomość skrótów klawiaturowych. Kolejna pozornie nieistotna umiejętność, ale niesamowicie usprawnia pracę. Ja nie używam myszki od jakiś 20 lat, czyli mniej więcej od momentu, gdy zaczęłam używać komputera. Wystarcza mi klawiatura, a ostatecznie wspieram się touch pad`em.
Umiejętności są opisane od najbardziej podstawowych, do co raz bardziej zaawansowanych, które zwiększają Waszą wartość na rynku. Pierwsze cztery, to ?must have? pracy biurowej. Bez tego nie zrobicie nic. Ani ofline, ani online. Piąty jest nieunikniony z powodu pracy w przestrzeni wirtualnej. Pozostałe, zwiększają Waszą wartość i powodzenie w poszukiwaniach pracy, bo to jest kolejny punkt, który będę chciała Wam przybliżyć:
Jak szukać pracy jako wirtualna asystentka?
Ale to już w kolejnej części, do której już dziś zapraszam.
Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

3 Responses

  1. […] artykuł – część III […]

  2. joanna
    | Odpowiedz

    witam,
    jak mozna sie z Pania skontaktowac?

Leave a Reply