Kim jest wirtualna asystentka?

with 17 komentarzy

Ostatnio, wiele osób pyta mnie, czy zajmuję się rekrutacją wirtualnych asystentów, czy znam może osoby, które podjęły by się takiej pracy. A inni pytają mnie, kto to jest wirtualny asystent?!?

W związku z tym, kilka słów wyjaśnienia.

1. Kim jest wirtualna asystentka, wirtualny asystent?

Przede wszystkim ? w prezentowanym tu artykule, jest to żywy człowiek. Nie maszyna, która wysyła autorespondery, czy automatyczna sekretarka. Nie. Jest to kobieta, lub mężczyzna z krwi i kości, który świadczy pracę na rzecz innych ludzi. Ale praca jest mocno specyficzna, a zawód – póki co mało spotykany na polskim rynku.

 

Dokładnie tak samo jak w przypadku tradycyjnej sekretarki, asystentki jest to osoba, której zadaniem jest przejęcie części obowiązków osoby dla której pracuje. Różnica polega na formie i specyfice współpracy.

 

W tradycyjnym modelu, asystentka ma swoje miejsce pracy wskazane przez osobę zlecającą zadania. Miejsce wyposażone w służbowe biurko, krzesło i inne niezbędne składniki (komputer, telefon, kopiarkę, drukarkę, skaner itp., itd.) Tradycyjna asystentka najczęściej jest zatrudniana na umowę o pracę.

 

W przypadku wirtualnej asystentki, sprawa ma się trochę inaczej i zależy przede wszystkim od wymiaru współpracy i potrzeb osoby zlecającej. Jednak, jeśli jesteś zainteresowana współpracą jako wirtualna asystentka, przygotuj się, że prawie na pewno miejsce pracy i niezbędny sprzęt będziesz musiała zorganizować sobie sama. Jest to konsekwencja sposobu pracy osób poszukujących takiego wsparcia. Główna różnica polega na tym, że wirtualna asystentka nie musi chodzić do biura. Pracuje zdalnie, a nawet jeśli spotyka się z przełożonym, to raczej rzadko i nie musi to być biuro. Komunikacja odbywa się głównie przez internet, za pośrednictwem Skype, lub innych komunikatorów.

2. Komu może pomóc wirtualna asystentka?

Głównie są to osoby, których praca wymaga pogodzenia wielu bardzo różnorodnych obowiązków o różnym poziomie złożoności.

 

Są to najczęściej osoby pracujące w pojedynkę ? nie prowadzące przedsiębiorstw w ujęciu tradycyjnym. Czyli, nie mają biur, pracowników etatowych. Są wysoko wykwalifikowanymi ekspertami, czasami managerami, lub ludźmi wykonującymi wolne zawody. Wirtualna asystentka ma być dla nich odciążeniem, a nie dodatkowym obowiązkiem.

 

W wielu wypadkach są to osoby, które w pracy intensywnie korzystają z nowych technologii ? w ten sposób pozyskują klientów, kontaktują się z nimi i dostarczają swoje produkty lub usługi.

 

3. Jakie zadania wykonuje wirtualna asystentka?

W przypadku wirtualnej asystentki, jest dokładnie tak samo jak z tradycyjnymi sekretarkami, asystentkami ? wszystko zależy od potrzeb osoby, która zatrudnia wirtualną asystentkę. Generalnie, jest to każda czynność, która jest w miarę powtarzalna i można opracować procedurę na jej wykonanie. Czyli, mówiąc wprost, nie musi być wykonana osobiście przez osobę której dotyczy.

 

Oto przykładowe obowiązki:

  1. Prace edytorskie i redakcyjne ? wirtualna asystentka otrzymuje gotowy tekst i zanim zostanie on opublikowany, czyta, sprawdza literówki, ortografię i interpunkcję, dokonuje korekty redakcyjnej.

     

  2. Obsługa techniczna platform społecznościowych. Współcześnie marketing głównie opiera się na mediach społecznościowych. W dodatku nie wystarczy tam być. Trzeba jeszcze istnieć. Wymaga to ogromnego zaangażowania w tworzenie i publikację treści. VA może częściowo taki obowiązek przejąć. Oczywiste, że nie posiada wiedzy merytorycznej, więc treści samodzielnie nie stworzy. Ale już obróbką graficzną, publikacją tekstu, promocją, linkowaniem może w imieniu zleceniodawcy spokojnie się zająć. Co mam konkretnie na myśli? Na przykład: prowadzenie bloga: VA otrzymuje wpis, i zajmuje się umieszczeniem go na blogu, wyszukuje zdjęcie, ustawia wszystko, sprawdza i publikuje, po czy promuje w ustalonych mediach społecznościowych. Potem sprawdza i monitoruje zasięgi, reakcję fanów i społeczności danego medium i jeśli sytuacja tego wymaga wprowadza stosowne zmiany w harmonogramie publikacji.

     

  3. Komunikacja z klientami, fanami ? dla wielu osób budowanie dobrej relacji ze swoimi odbiorcami jest bardzo ważna, gdyż to są ich docelowi klienci ? kupują produkty, usługi. Muszą być obecni na wielu kanałach social media. Odpowiadanie na maile, komentarze na profilach społecznościowych i na blogu zajmuje bardzo dużo czasu. Wirtualna asystentka, w porozumieniu ze zleceniodawcą, na ustalonych standardach prowadzi w jego imieniu taką komunikację. Oprócz reakcji na zainteresowanie fanów, wirtualna asystentka może również prowadzić obsługę posprzedażową klientów, zajmować się reklamacjami.

     

  1. Przygotowywanie transkrypcji, tłumaczeń. Otrzymuje plik dźwiękowy i ma za zadanie go przepisać i wyedytować do ustalonej formy, ewentualnie przetłumaczyć lub zorganizować tłumaczenie.

     

  2. Prowadzenie badań marketingowych, opracowywanie ankiet, przygotowywanie raportów. To również może być obowiązek wirtualnej asystentki. Dodatkowo może prowadzić coroczne badanie satysfakcji, opracowywać ankiety ewaluacyjne do prowadzonych działań, monitorować zadowolenie klientów z poziomu świadczonych usług.

     

  3. Prowadzenie fan page-ów, profili, strony internetowej, lub stron, opracowywanie landig-page-ów dla sprzedaży, prowadzenie newslettera i tworzenie bazy klientów.

     

  4. Projektowanie stron internetowych. Nie każdy ma zdolności graficzne i plastyczne, nie każdy potrafi zbudować stronę. W związku z tym, to również może robić wirtualna asystentka. Osobiście lub koordynować na rzecz zleceniodawcy.

     

  5. Przygotowywanie tekstów ? jeśli wirtualna asystentka posiada odpowiednią wiedzę i potrafi tworzyć dobre teksty, może również samodzielnie opracowywać na rzecz zleceniodawcy teksty do publikacji. Zależnie od umowy, publikacja odbywa się pod nazwiskiem wirtualnej asystentki lub zleceniodawcy.

     

  6. Bycie osobistym asystentem ? tu mieści się wszystko, co jest związane z organizowaniem życia i spraw zawodowych i prywatnych zleceniodawcy: planowanie i umawianie spotkań ? tak indywidualnych, jak i dużych – konferencyjnych, odbieranie telefonów (to również jest możliwe zdalnie), umawianie wizyt lekarskich, kupowanie prezentów, niekiedy organizowanie dostarczenia. Paleta możliwości jest nieograniczona.

Chciałabyś być taką asystentką? Widzisz siebie w tej roli?

A może właśnie kogoś takiego poszukujesz?

 

 

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

17 Responses

  1. Anna
    | Odpowiedz

    a ja bym chciała zostać takim wirtualnym asystentem i nie wiem od czego zacząć doświadczenie posiadam i to bardzo duże ale nie wiem gdzie stawiać pierwsze kroczki aby stać się prawnym wirtualnym asystentem. Proszę o pomoc

  2. Ela
    | Odpowiedz

    Dziękuje za te artykuły, dały mi przysłowiowego kopa do działania. Od dobrych kilku miesięcy myślałam o podjęciu tego typu pracy ale nie miałam pojęcia jak się do tego zabrać i od czego zacząć. Bardzo dziękuje. Z pewnością będę tu zaglądać. Z niecierpliwością czekam na artykuł – gdzie szukać zleceń 🙂

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Ela! Miło mi Cię tu widzieć. Rozgość się 🙂

  3. Asystentki Brella
    | Odpowiedz

    Kibicujemy Izie z całego serca. Niech zawód wirtualnej asystentki staje się coraz bardziej popularny. Szkoda, że tak mało klientów zabiera głos w dyskusji na temat delegowania zadań, bo mogliby zainspirować innych do działań, które na całym świecie są bardzo popularne. Wszystkim polecamy oczywiście książkę Tima Ferrissa!

  4. […] artykuł – część I […]

  5. Aneta Sz.
    | Odpowiedz

    Hej 🙂 Fajnie że ten zawód zaczyna cieszyć się coraz większą popularnością 🙂 Gdyby ktoś szukał wirtualnej pomocy chętnie służę pomocą 🙂

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Super! Zapraszam na mój newsletter i na Facebooka. Tam informuję o trwających poszukiwaniach 🙂

  6. Agnieszka K.
    | Odpowiedz

    Ja znam tę wirtualną asystentkę Justynę Kozakiewicz. Nie znam Justyny osobiście, ale z komentarzy widzę, że jest bardzo pozytywną osobą!

    • IK
      IK
      | Odpowiedz

      Dzięki. Też jej nie znam osobiście 🙂

  7. Ela
    | Odpowiedz

    A ja tak pracuję od 5 lat i mam wrażenie że będąc wirtualna asystentką mam większe pole do popisu i możliwości niż wykonując tą pracę stacjonarnie. Nie mówiąc już, że często się zdarza, że pracuję z kilkoma klientami jednocześnie. Poza tym pracując wirtualnie jestem nie tylko asystentką, ale i marketerem i sprzedawcą – czyli mogę wykorzystać wszystkie swoje umiejętności, doskonalić je i zaspokajać (moją osobistą) potrzebę zmienności zadań.
    Super tekst i świetny blog prowadzisz 🙂

    • IK
      IK
      | Odpowiedz

      Cieszę się, że Ci się podoba! Dziękuję, że się odezwałaś. Szukam osoby, która ma doświadczenie w tym temacie i chciałaby się nim podzielić. Jeśli jesteś zainteresowana – skontaktuj się ze mną przez FB. Pozdrawiam 🙂

  8. Anka
    | Odpowiedz

    Potencjalna 😀

    • IK
      IK
      | Odpowiedz

      Zapraszam na kolejne artykuły. Będę precyzowała kolejne aspekty tej pracy.

      • Anka
        | Odpowiedz

        Przeczytam na pewno 🙂

  9. Anka
    | Odpowiedz

    No powiem szczerze, że nie spotkałam się jeszcze z takimi rozwiązaniami. Mogłoby to być ciekawe doświadczenie 😉

    • IK
      IK
      | Odpowiedz

      Mówisz jako zleceniodawca, czy potencjalna wirtualna asystentka?

Leave a Reply