Wywiad z sekretarką: praca w urzędzie

with Brak komentarzy

rozpoczęcie postaPannę Lemoniadę, czyli Kasię Cieślik poznałam dzięki szkoleniu, które ostatnio prowadziłam dla AVENHANSEN. Została do mnie skierowana przez swojego pracodawcę, jeden z krakowskich urzędów. Kasia pracuje tam od sześciu lat. Dzięki temu zna świat urzędowy od podszewki. Zgodziła się opowiedzieć jak wygląda praca sekretarki w administracji publicznej. O swoich przemyśleniach na ten temat i radach dla osób, które myślą o takiej pracy.

Prywatnie jest wspaniałą, pozytywną osobą. Niezwykle życzliwie nastawioną do świata i ludzi. Postanowiłam to wykorzystać i właśnie tą rozmową rozpocząć cykl rozmów z sekretarkami, asystentkami i pracownikami biurowymi z różnych instytucji.

To, co sama powiedziała mi o sobie: Jestem zadowolona z całego swojego życia. Lubię jeździć na rowerze, i lubię jeść. Kiedyś grałam na skrzypcach.

Ma piękny świetlisty głos. Żałujcie, że jeszcze nie słyszeliście.

pannalemoniada_zdj1

Opowiedz jak to się stało, że zostałaś sekretarką?

To było jeszcze na studiach. Studiowałam dziennikarstwo i gdy obroniłam licencjat, zmieniłam tryb na studia zaoczne i poszłam na staż do Urzędu. Wtedy pracowałam w dziale kadr i zajmowałam się prowadzeniem funduszu socjalnego, pomagałam również przy organizacji staży i praktyk. Bardzo dużo się tam nauczyłam. Po stażu odbyłam czteromiesięczny wolontariat, bo nie było wtedy dla mnie stanowiska, a mnie bardzo zależało na tej pracy. Następnie zostałam zatrudniona na kolejny staż, dziewięciomiesięczny, po drugim stażu znowu dwa miesiące wolontariatu, a potem trzymiesięczna praktyka studencka. Po tej praktyce zmieniono mi stanowisko i zostałam sekretarką. Najpierw pracowałam na umowy czasowe, a trzecia umowa to była już umowa o pracę na czas nieokreślony. W sumie, w urzędzie pracuję już sześć lat, w tym cztery i pół roku jako sekretarka.

Czyli praca na stanowisku sekretarki, to trochę przypadek. Nie Twoja decyzja?

Trochę tak, moi przełożeni po prostu obsadzili mnie na tym stanowisku. Mogłam przyjąć bądź odrzucić nową propozycję.

Co takiego jest w tej pracy, że już cztery i pół roku decydujesz się tak pracować?

Podoba mi się ta praca. Mam fantastycznych współpracowników. Dla mnie jest to bardzo ważne. Jednym z priorytetów, przez które oceniam pracę jest to, czy zespół jest zgrany. Tu to mam. Wtedy miło przychodzi się do pracy. Uwielbiam również kontakt z ludźmi, a ta praca mi go zapewnia. Tak jak możliwość pomagania ludziom. Według mnie urzędnik jest właśnie po to, żeby Im pomagać. Przecież właśnie za to ludzie nam płacą. W sumie to jest nasz (urzędników) obowiązek. Dla mnie to jest bardzo ważne.

Ty zupełnie rujnujesz mój stereotyp ?typowej urzędniczki?, czyli osoby, która ma najpierw przerwę na pierwszą kawę, potem przerwę na drugą kawę, a petenci tylko przeszkadzają.

Nie jesteś jedyna (śmiech). Ludzie się niekiedy dziwią, i mówią mi ?Pani Kasiu, jak się cieszę, że trafiłem na Panią, tak bardzo mi Pani pomogła, wysłuchała mnie Pani?.

Wiesz, takie osoby, do których strach podejść zdarzają się coraz rzadziej. Nie powiem, że ich zupełnie nie ma, bo gdzieś tam czasami jeszcze są. Zresztą, znam to z autopsji, bo sama, lata temu, z tego typu ‚Panią zza biurka’ miałam do czynienia. Te doświadczenia pomogły mi, bo dzięki temu wiedziałam jak czuje się źle potraktowany Klient. Tak jak wówczas uważałam, że na to nie zasługuję, tak teraz uważam, że moi Klienci również na to nie zasługują.

Opowiedz proszę, jak wyglądał Twój dzisiejszy dzień w pracy?

Pracę zaczynam o 7:30. Moim obowiązkiem jest wspieranie wykonywania zadań przez Panią Dyrektor, której podlegam. Dziś miałam akurat naprawdę spokojny dzień. Nie miałam żadnych zaległości, wszystkie wcześniejsze zadania miałam wykonane. Zaczęłam od sprawdzenia poczty mailowej, która nazbierała się od mojego wyjścia z pracy wczoraj. Jest to skrzynka ogólna, więc poczty jest sporo. Moim zadaniem jest zdecydować do kogo poszczególne maile powinny trafić. Dedykowane innym osobom przesyłam dalej, a sama zajmuję się tymi, które skierowane są do mnie lub obejmują zagadnienia będące w zakresie moich kompetencji. Przygotowałam kawę dla mojej Pani Dyrektor. Następnie zajęłam się sprawami bieżącymi. Dziś na przykład zajmowałam się aktualizacją i obsługą wewnętrznego programu komputerowego. Potem poszłam po pocztę tradycyjną. Moim zadaniem jest jej zarejestrowanie i przekazanie Pani Dyrektor, która decyduje kto ma zająć się poszczególnymi sprawami. Na bieżąco dostarczane mi są dokumenty przygotowane pod podpis mojej Szefowej, które sprawdzam i przekazuję dalej. Następnie uzupełniam o niezbędne pieczątki.

Oczywiście nie można zapomnieć o telefonach, które przez cały czas odbieram i o rozmowach, które łączę lub prowadzę na polecenie Pani Dyrektor. Teoretycznie nic się nie działo, a ja mam wrażenie, że dzień minął w kwadrans.

Czy masz stałe obowiązki, za które odpowiadasz i wiesz, że co miesiąc, tydzień musisz zaplanować sobie czas na ich wykonanie?

Tak. Nie zawsze dni mijają mi tak spokojnie jak dzisiejszy.

Jakie to obowiązki?

Jestem odpowiedzialna za organizację pracy mojego wydziału i sprawy pracownicze, także tych obowiązków trochę jest, ale ze względu na charakter miejsca w którym pracuję nie chciałabym poruszać takich szczegółów. Moja praca wymaga doskonałej znajomości pakietu office. Dużo pracuję zwłaszcza w wordzie i excelu.

pannalemoniada_zdj2

Który z Twoich obowiązków jest dla Ciebie największym wyzwaniem?

Właściwie nie ma nic takiego. Te obowiązki, które mam są dla mnie ok. Nic nie jest za trudne. Nie ma też takich zadań, których bym nie lubiła.

Która z umiejętności ze studiów najbardziej przydaje Ci się w tej pracy?

Umiejętność kontaktu z ludźmi, zwłaszcza z trudnymi.

A czego musiałaś się nauczyć już w trakcie pracy?

Przede wszystkim dyskrecji. Jestem z natury wygadaną osobą. A ta praca wymaga ode mnie dużego rozeznania co i komu mogę przekazać. Na początku powściągliwość sprawiała mi problem.

Nie zawsze też jestem w stanie wyczuć kto jest mi życzliwy. W pracy trzeba zachować taki dystans. Z niektórymi można rozmawiać bardziej szczerze, przed innymi trzeba się pilnować. Niekiedy mam obawy, czy nie jestem zbyt szczera i wylewna w relacjach zawodowych. Ja po prostu wierzę, że wszyscy są dobrzy i świat jest dobry. Czasami dopada mnie obawa, czy ktoś tego nie wykorzysta.

Zdarzyła się taka sytuacja? Spotkało Cię kiedyś coś nieprzyjemnego w związku z tym?

Właśnie nie i to jest cudowne! Na szczęście mam do czynienia z naprawdę dobrymi i uczciwymi ludźmi. W ten sposób żyje się o wiele łatwiej.

Jak wygląda możliwość awansu sekretarki w urzędzie?

Awansować można tak samo jak na każdym innym stanowisku urzędniczym.

Jak uważasz, kiedy jest moment, gdy warto zastanowić się nad zmianą pracy?

Kiedy czujesz, że dana praca nic Ci już nie da: ani możliwości dalszego rozwoju, ani więcej pieniędzy. Wtedy, gdy uznasz, że w miejscu, w którym jesteś, wszystko już osiągnęłaś. To co mogłaś zrobić, zrobiłaś; czego mogłaś się nauczyć, to się nauczyłaś. Samorozwój jest ważny w życiu. Nie można być w jednym miejscu za długo, żeby się nie wypalić i zostawić sobie tylko dobre wspomnienia.

Co sądzisz o zmianach ogólnie?

Zmiany w życiu są bardzo dobre. Miałam kiedyś taką sytuację, gdy moje życie obróciło się o sto osiemdziesiąt stopni: zmieniłam pracę, środowisko i to było dla mnie naprawdę dobre. To był w zasadzie najlepszy okres w moim życiu. Choć zmiana pracy jest w pierwszej dwudziestce najbardziej stresujących wydarzeń, są sytuacje, że warto wyjść ze swojej strefy komfortu. Wtedy najpełniej się rozwijamy.

Oczywiście za taką decyzją idzie obawa i wątpliwości: a co będzie, jeśli sobie nie poradzę, jeśli okaże się, że jestem beznadziejna? Z drugiej strony, jeśli zmiany się przestraszymy, do końca życia możemy żałować, że się na nią nie zdecydowaliśmy.

Zdarza się, że dziewczyny, które przychodzą do mnie na szkolenie, narzekają, że nie mogą porozumieć się ze swoim szefem. Co byś im prowadziła?

Będąc sekretarką, pracujesz dla szefa. A szefa się nie wybiera. Do pracy należy podchodzić profesjonalnie i nie skupiać się na tym, czy się kogoś lubi czy nie. Zadaniem sekretarki jest przede wszystkim wywiązywać się ze swoich obowiązków. Oczywiście, dobre relacje pomagają w pracy, ale nie to jest najważniejsze. Żeby być profesjonalnym, trzeba czasami zachować dystans i oddzielić emocje od obowiązków.

Powiedz mi, co Ty, jako doświadczona sekretarka, mogłabyś przekazać dziewczynom, które zastanawiają się nad taką pracą?

Przede wszystkim trzeba być elastycznym, do każdego podchodzić indywidualnie i zdawać sobie sprawę, że nie wszyscy są mili i sympatyczni. Tak w pracy jak i na zewnątrz, oprócz miłych są również trudne osoby. Trzeba być na to gotowym i nie obrażać się na świat. Bo ludzie po prostu tacy są.

Którą z cech dobrego pracownika biurowego uważasz za najważniejszą?

Trzeba być pomocnym. Naszym zadaniem jest pomagać szefowej czy szefowi, bo od tego nas ma. To, że szef o coś nas prosi, to nie umniejsza naszej wartości i to nie jest tak, że my mamy coś robić za niego, tylko my po prostu od tego jesteśmy. Trzeba być też empatycznym.

Co może utrudniać pracę w biurze?

Moim zdaniem przede wszystkim rutyna. Są takie osoby, które już tak się zasiedziały, że nie zwracają uwagi na ludzi, którzy do nich przychodzą. Czasami Klienci przychodzą się wygadać. Wysłuchanie Ich wiele nas nie kosztuje, a bardzo pomaga tym osobom w życiu. One często bywają po prostu samotne, nie mają z kim porozmawiać. Gdy traci się tę perspektywę, praca staje się o wiele trudniejsza.

Kilka słów o szkoleniu na którym się poznałyśmy?

To było fantastyczne szkolenie. Zawierało wszystkie elementy, które powinny były się w nim znaleźć. Było bardzo merytoryczne i totalnie motywujące. Może mi się przydać w pracy i w życiu. Nie tylko na stanowisku sekretarki, ale każdego pracownika biurowego.

pannalemoniada_zdj3

Piszesz bloga. To pewnie Twoje największe hobby?

Blogowanie jest moim hobby, ale nie największym.

Nie? To co to jest?

Moim największym hobby jest po prostu życie. Jego celebracja. Wykorzystanie go w 100%. Tak, moim największym hobby, na dzień dzisiejszy, jest dobrze żyć.

A co masz na myśli mówiąc ?dobrze żyć??

Jakby to powiedzieć? chłonąć wszystko to, co jest nam dane. Ja generalnie staram się nie narzekać. Staram się nie robić problemów sobie, ani innym ludziom. Wymagam od siebie tego, czego oczekuję od innych.

To jest niesamowite, co mówisz. Bo ja uważam dokładnie tak samo!

Wiesz, żyjemy w takich czasach, że ludzie po pracy zamykają się w domu i każdy ich dzień jest taki sam. Mnie zależy na tym, by każda minuta była ‚jakaś’, żeby nawet czas spędzony w domu miał znaczenie, żeby niczego nie żałować. Fajnie jest tak sobie dobrze coś zorganizować i dobrze, lekko żyć. Nawet moi znajomi się czasami dziwią, ale nam bardzo zależy aby robić coś innego, wyjść ze schematu, tak aby każdy wieczór, weekend, wakacje były wyjątkowe.

I nie chodzi o to żeby codziennie skakać na bungee, tylko garściami czerpać z życia codziennego.

Momenty wyjątkowe zdarzają się rzadko, najczęściej jest po prostu to samo. I moim największym hobby jest właśnie upiększanie codzienności, żeby ona stawała się niezwykła.

To Twoje przemyślenia, czy ktoś Cię tego nauczył?

Chyba nie, w zasadzie to są tylko moje małe przemyślenia.

Twój mąż też tak myśli, czy musiałaś go tego nauczyć, przekonać go takiej celebracji życia?

Na szczęście pod tym względem dobraliśmy się idealnie i mamy do tego takie samo podejście.

pannalemoniada_zdj4


 

 Kasia, wielkie, wielkie dzięki za wywiad!

 

Linki:

blog: http://pannalemoniada.blogspot.com/

FaceBook: https://www.facebook.com/Panna-Lemoniada-178316142222653/timeline/

Instagram: https://instagram.com/pannalemoniada/

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply