Stopka w Outlook ? o czym pamiętać?

with 2 komentarze

 

Lubię oglądać stopki piszących do mnie osób. Stopka w wiadomości mail, jest dokładnie tym, czym wizytówka papierowa w trakcie osobistego spotkania ? pokazuje naszą klasę i zachęca do kontaktu. Omówię zagadnienie na przykładzie programu Outlook. Jeśli Twoja stopka w Outlook jest ładnie przygotowana, powoduje, że inni mają większą ochotę na kontakt i współpracę z Tobą. Stopka spełnia również funkcję użytkową: zawarte są w niej dane kontaktowe do Ciebie i do Twojej firmy. Jest także reklamą tego co robisz. W stopce możesz zawrzeć linki do Twoich stron firmowych, miejsc, gdzie promujesz siebie, swoje projekty.



W związku z tym wszystkim, o czym napisałam powyżej, warto zadbać aby stopka była elementem naszej wizualizacji biznesowej, który będzie do Ciebie klientów przyciągał, a nie odwrotnie.

 1. Co to jest stopka?

 

To miejsce, pod koniec naszej wiadomości mail, z wszelkimi informacjami, które uznasz za przydatne, wartościowe, lub są wymagane literą prawa. Stopka w Outlook może zawierać dowolne informacje, jakie tylko przyjdą Ci do głowy. Jednak warto mieć plan i wizję tego co warto w stopce umieścić.

2. Stopka w outlook ? co powinna zawierać?

 

W przypadku firm działających w oparciu o Kodeks Spółek Handlowych, po części jest to regulowane przepisami ustawy, gdyż wiadomość email jest traktowana jako dokument wychodzący z firmy.

Obowiązkowe elementy wynikające z przepisów KSH:

 

? firma spółki, czyli inaczej nazwa spółki,
? adres siedziby,
? numer identyfikacji podatkowej,
? oznaczenie sądu rejestrowego i numeru pod którym spółka została zarejestrowana, czyli numer KRS,
? wysokość kapitału zakładowego wraz z informacją jaka jego część została spłacona.

 Jeśli prowadzisz firmę w oparciu o Kodeks Cywilny, lub jako osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, to zwyczajowo wystarczy nazwa firmy, adres i nip. Przy czym, za brak tych danych ? inaczej niż w przypadku spółek prawa handlowego – nie grożą Ci żadne sankcje, poza upomnieniem i pouczeniem. Jeśli firma działa w oparciu o KSH, wówczas za brak właściwych informacji w dokumentach wychodzących możliwe są kary finansowe. Ale jeszcze nie słyszałam, żeby jakaś firma została pociągnięta do odpowiedzialności finansowej. Jeśli macie inne doświadczenia ? podzielcie się w komentarzach pod tym wpisem.

Dodatkowe dane do zamieszczenia w stopce:

 

Oprócz danych obowiązkowych warto zawrzeć w stopce informacje, które ułatwią odbiorcy maila kontakt z Tobą. Co to może być?
? Imię, nazwisko i zajmowane stanowisko ? nie będziesz musiał za każdym razem przygotowując maila tracić czasu na wpisywanie ich,
? Numery telefonów pod którymi można się z Tobą skontaktować. Prześmiesznie wygląda wiadomość biznesowa, z dopiskiem ?pozostaję do dyspozycji?, ?proszę o kontakt w razie dodatkowych pytań?, bez podanego nr telefonu,
? Adres strony firmowej, stron internetowych Twoich projektów, adres Twojego sklepu internetowego, lub link do produktu który aktualnie szczególnie promujesz. Linki powinny być aktywne, aby po kliknięciu od razu odsyłały do miejsca gdzie są zawarte informacje. Warto, aby zawierała również Twoje loga, czyli identyfikujące Cię znaki graficzne. Dzięki temu Twój mail będzie działał na klienta mocniej, poprzez użycie symboli graficznych, a nie tylko poprzez tekst.
? Zdjęcie nadawcy. Jest to zwyczaj zapożyczony z USA. W Polsce spotykany, choć wciąż rzadko. Rekomenduję takie rozwiązanie zwłaszcza w przypadku sprzedawców, którzy kontaktują się z klientami najpierw telefonicznie i mailowo, a dopiero potem osobiście. Takie stopki mają sprzedawcy szkoleń u mojego brokera, który sprzedaje moje szkolenia otwarte. Klienci na szkoleniach bardzo sobie to chwalą ? dzięki zdjęciu od razu poznają osobę z firmy brokera i bez problemu wiedzą do kogo zwracać się z pytaniami organizacyjnymi.
? Linki do portali społecznościowych. Jeśli w biznesie który prowadzisz istotne jest Twoje know ? how, zarabiasz na posiadanej wiedzy eksperckiej, to uwiarygodnić Cię i wzbudzić zainteresowanie u odbiorcy może profil profesjonalny na Facebooku, lub Linkedin. Ważne: zanim taki link zamieścisz w mailu, zadbaj aby profil faktycznie był dla Twoją reklamą. Odbiorcy Twojego maila mogą kliknąć, choćby z ciekawości. Jeśli profil będzie nieuzupełniony, zaniedbany, stanie się antyreklamą.
? Informacja i prośba na wypadek omyłkowego dostarczenia wiadomości. Jest to praktyka stosowana zwłaszcza przez kancelarie prawne, podatkowe, banki itp. Na końcu maila znajduje się długi tekst który informuje co należy zrobić z treścią wiadomości, jeśli nie jesteśmy właściwym adresatem. Zwykle informacja ta jest zamieszczona w kilku językach.
Minimalne wymagania do zawartości stopki: imię i nazwisko i telefon do kontaktu.

3. Stopka w outlook ? jak zrobić to estetycznie?

 

Warto szukać inspiracji u osób, z którymi korespondujesz. Czytając maila, zwróć uwagę jak wyglądają stopki osób, które do Ciebie piszą. Pewnie niektóre będą Ci się bardziej podobały, a inne mniej. Czerp z tego, co Twoim zdaniem jest dobre i eksperymentujcie. Moja stopka na przestrzeni lat pracy zmieniała się kilkanaście razy.

Co wpływa na estetykę stopki?

 

Stopkę można zrobić jako zwykły tekst ? nie ma problemu, jest to do przyjęcia. Lecz nie wywrzesz w ten sposób żadnego wrażenia. Po prostu przekażesz informację. Starając się odrobinę bardziej, uzyskasz lepszy efekt marketingowy.
Przy projektowaniu zadbaj o minimalizm ? nie przesadzaj z kolorami, krojami czcionek, czy liczbą zawartych informacji. Niech wszystko będzie spójne i ze sobą powiązane. Do tekstu wpisanego do stopki warto wybrać jeden kolor, najbardziej zbliżony do czarnego (najciemniejszy) z naszych kolorów firmowych. Dodajmy logo i swoje zdjęcie, jeśli jest taka potrzeba i to w zupełności wystarczy.
Sama czcionka może być o jeden lub dwa punkty większa od normalnie stosowanej w treści. Tak, aby było widać wyraźnie, że nie jest to ciąg dalszy informacji w mailu, tylko osobna część Twojej wiadomości. Komponując treść stopki, rozpocznij od imienia i nazwiska. Na tym samym poziomie możesz zamieścić zdjęcie. Zaraz pod nazwiskiem dobrze jest wstawić numer telefonu
Pod imieniem i nazwiskiem jest często link do strony firmowej lub bloga w formie podlinkowanego znaku firmowego (logo). Potem kolejne linki, znaki graficzne. Na końcu dane adresowe i wymagane zgodnie z KSH.
Niektórzy w treści stopki dodają także zwrot grzecznościowy na zakończenie korespondencji lub pozdrowienie. Tego akurat nie rekomenduję, bo uważam, że w tym wymiarze warto zadbać o personalizację budowanej relacji, o czym pisałam już w innym artykule na blogu. Link do stosownych artykułów zamieszczę pod tekstem.

4. Stopka w Outlook ? jak to zautomatyzować?

 

Na szczęście dla nas, MS Outlook przewidział automatyzację tworzenia podpisu. Jest miejsce, gdzie możemy stworzyć sobie stopkę w taki sposób, żeby zrobić ją raz i będzie się nam ona zaciągała za każdym razem, gdy utworzymy nową wiadomość. To jednak łatwiej jest pokazać na filmiku, aniżeli opisać, więc zapraszam do oglądania:


Pozdrawiam!

 

Inne artykuły z mojego bloga w tym temacie:

 

Opis pewnej „wtopy” jaką zaliczyła moja „opiekunka klienta” z banku w korespondencji firmowej: http://www.krzyszychaonline.pl/netykieta-zasady-zasada-1/

Dwie podstawowe zasady, które powodują, że odbiorca chce czytać nasze maile: http://www.krzyszychaonline.pl/dwie-najbardziej-podstawowe-zasady-ktore-sprawiaja-ze-maile-sa-czytane-buduja-dobry-wizerunek-nadawcy/

Jak uzupełniać poszczególne pola w wiadomości email: http://www.krzyszychaonline.pl/jak-napisac-profesjonalnie-maila-siedem-konkretnych-podpowiedzi/

Jak rozpocząć mail biznesowy, czy witam to dobre rozwiązanie: http://www.krzyszychaonline.pl/jak-prawidlowo-rozpoczac-mail-biznesowy/

Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

2 Responses

  1. Basia
    | Odpowiedz

    Masz tę moooooc 🙂 Dziękuję za pomoc. Nie dalej niż wczoraj dodałam u siebie stopkę, ale już widzę, że przyda się jej mały lifting 🙂

    • Iza Krzyszycha
      Iza Krzyszycha
      | Odpowiedz

      Cieszę się, moje informacje się przydały 🙂

Leave a Reply