Windykacja w sekretariacie

with Brak komentarzy

W sytuacji wierzytelności o niskiej wartości (do 500 zł netto), po zachowaniu odpowiedniej procedury, można uznać wierzytelność za nieściągalną i zakwalifikować ją w koszty.

Kasia jest sekretarką w niewielkiej firmie. Do jej obowiązków ? między innymi ? należy wystawianie faktur, kontrola rozliczeń z odbiorcami i windykacja niezapłaconych należności na etapie przedsądowym.

Faktury wystawiane przez firmę Kasi są dwojakiego rodzaju: dla odbiorców indywidualnych na drobne kwoty, średnio około 100 ? 300 zł netto, lub duże faktury dla odbiorców biznesowych. Wobec dużych odbiorców są ustalone procedury postępowania, zwykle nie zdarzają się tam problemy z płatnościami, a nawet jeśli ktoś nie zapłaci w terminie, to po telefonie z przypomnieniem najczęściej udaje się sprawę załatwić. Jeśli nie, zajmuje się tym prawnik współpracujący z firmą.

Analizując raporty finansowe za ostatni rok, uwagę Kasi zwrócił fakt, że w skali roku jest kilkanaście faktur, na niewielkie kwoty, które nie zostały opłacone przez odbiorców. Kasia oczywiście kontaktowała się z tymi osobami, w kilku wypadkach wysłała przedsądowe wezwania do zapłaty, niestety bez efektu. Ze względu na niskie kwoty, oddawanie tych faktur do profesjonalnej windykacji, czy wszczynanie postępowań sądowych jest nieopłacalne, bo koszty przerosłyby należność. Sprawa wygląda na raczej beznadziejną. Co jeszcze można z tym zrobić?

Okazuje się, ze jest metoda. Niestety, nie pomoże nam ona odzyskać należności, ale przynajmniej, jeśli sprawa jest beznadziejna, pomoże zmniejszyć dotkliwość finansową takich nieudanych transakcji.

Opiszę Wam rzecz po kolei, przy okazji proponując wdrożenie procedury windykacyjnej w firmie. Wiele firm w Polsce ma problem z odzyskiwaniem należności. Problemy po części wynikają z tego, że firmy nie prowadzą aktywnej polityki windykacyjnej. O co chodzi? Najczęściej sprawa wygląda w ten sposób, że przychodzi klient, zamawia towar/usługę, po zrealizowaniu zamówienia firma wystawia fakturę, zwykle z kredytem kupieckim 14 dni lub dłuższym, a potem czeka na zapłatę. I na tym się sprawa kończy. Jeśli nie ma zapłaty, to dłużnika nie spotykają najczęściej żadne konsekwencje. Szczególnie, jeśli kwota nie jest wysoka. Często fakt, że jakaś faktura nie jest zapłacona jest ujawniany po roku od jej wystawienia, czasami na koniec roku obrachunkowego, a czasami nigdy. Dzieje się tak, ponieważ firmy nie panują nad swoimi płatnościami.

Po co to zmieniać?

Pytanie wydaje się idiotyczne. Ale, skoro wiele firm nie zajmuje się odzyskiwaniem swoich pieniędzy, to może jednak warto je sobie zadać? Podobnie idiotyczne wydaje się pytanie co jest głównym celem istnienia firmy. Ale odpowiedzi właśnie na te pytania są podstawą do prowadzenia aktywnego odzyskiwania należności.

Moim zdaniem firmy istnieją po to, żeby wszystkim żyło się lepiej. Żeby ludzie, którzy tworzą firmę mogli mieć satysfakcję z pracy (wiem, że brzmi naiwnie, ale naprawdę tak uważam). Aby tak było, firma musi generować zysk. Aby firma mogła generować zysk, musi mieć klientów. Jednak to nie wszystko. Musi mieć klientów, którzy płacą! Stąd nie możemy godzić się na klientów, którzy nie płacą. Bo oni odbierają satysfakcję ludziom, którzy tworzą firmę. A w dodatku, wszystkim żyje się gorzej.

Mam nadzieję, że się ze mną zgadzacie. Jeśli tak, to zapraszam do odpowiedzi na kolejne pytanie:

Jak przeciwdziałać niezapłaconym fakturom?

Podstawa aby opanować płatności od klientów, to wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie ich stanu. Nie może zajmować się tym każdy, bo każdy to to samo co nikt. Podobnie, nie mogą zajmować się tym różne osoby, w ten sposób, że jedna wystawia faktury, inna rozlicza je księgowo, a jeszcze inna ma dostęp do konta. Proces monitorowania płatności musi mieć właściciela! Musi być jedna osoba, która monitoring terminowości płatności będzie miała wpisany w zakresie swoich obowiązków. Proces ten zaczyna się w momencie wystawienia faktury, a kończy wraz z zamknięciem rozliczeń. Drogi do rozliczenia faktury są cztery:

  • Uregulowanie płatności przez odbiorcę. I to najlepiej w terminie.

  • Przekazanie faktury do windykacji zewnętrznej.

  • Przekazanie faktury do windykacji wewnętrznej.

  • Zaliczenie faktury do kosztów uzyskania przychodu.

Przypominam, że pisząc ten tekst, skupiam się wyłącznie na małych płatnościach ? do 500 zł netto.

Poniżej prezentuję propozycję kroków dla osoby, która jest odpowiedzialna za monitorowanie płatności w firmie.

  1. Dzień po upływie terminu płatności i braku wpłaty na koncie, wysyłamy email z informacją, że wpłata nie została odnotowana.

  2. Również dzień po upływie terminu płatności telefonujemy do firmy dłużnika z informacją, że nie odnotowaliśmy wpłaty na konto i pytaniem, co się stało i kiedy możemy spodziewać się zapłaty.

Warto na tym etapie ustalić imienia i nazwiska osobę w firmie klienta, z którą będziemy prowadzić koleje rozmowy i korespondencję. Ułatwi nam to dalszy proces komunikacji.

Na zwykłe zapomnienia, przeoczenia lub zdarzenia losowe (np. szef na urlopie i nie ma kto zatwierdzić płatności) to działa. Niemniej, zgodnie z procedurą, w przypadku braku płatności podejmujemy kolejne kroki:

  1. Tydzień po upływie terminu, piszemy raz jeszcze, z informacją w treści maila (powołując się na wewnętrzne procedury firmowe), że w przypadku braku wpłaty w przeciągu kolejnego tygodnia, wysłane zostanie przedsądowe wezwanie do zapłaty.

W zależności od postawy dłużnika, możemy zachowywać się bardziej lub mniej serdecznie, ale kolejne kroki muszą się odbyć wraz z procedurą.

  1. Po upływie dwóch tygodni wysyłamy przedsądowe wezwanie do zapłaty. Listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru ? ?zwrotka? będzie dowodem prowadzenia postępowania polubownego na wypadek uznania wierzytelności za nieściągalną.

  2. Z całych sił staramy się odzyskać należność, czyli dzwonimy i piszemy maile do naszego kontrahenta.

Ważny jest aspekt psychologiczny: często, jeśli kontrahenci widzą, że nie ustępujemy – nie odpuszczamy, to dla świętego spokoju są gotowi zapłacić. Firmy zajmujące się profesjonalną windykacją oceniają, że największą efektywność w odzyskiwaniu należności mają długi ?świeże?, czyli płatności przeterminowane nie więcej niż trzy miesiące. Im więcej czasu upływa od terminu zapłaty, tym mniejszą można mieć nadzieję, że pieniądze uda się odzyskać.

  1. Gdy mija pół roku, nam się już nie chce poświęcać czasu na tę należność, bo nawet to przestaje być opłacalne, pora podjąć decyzję o zaliczeniu należności w koszty.

  2. Przygotowujemy protokół o nieściągalności należności. Mówi o tym 16 ust. 1 pkt 25 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o CIT lub art. 23 ust. 1 pkt 20 oraz ust. 2 pkt 3 ustawy o PIT. Zgodnie z przytoczonymi przepisami, do kosztów możemy zaliczyć te należności nieściągalne, które wcześniej zostały rozliczone jako przychód należny, a przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. W protokole musimy udokumentować i uprawdopodobnić nieściągalność należności. Właściwe sporządzenie protokołu jest bardzo ważne, gdyż tylko należności nieściągalne udokumentowane zgodnie z przepisami prawa mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. Wzór protokołu jest załącznikiem do tego artykułu. Protokół musi być podpisany przez prezesa, właściciela firmy lub inną osobę decyzyjną i główną księgową, lub osobę prowadzącą księgi finansowe firmy.

Co prawda, to rozwiązanie nie spłaci nam czasu i wszystkich innych dóbr zainwestowanych obsługę zlecenia, ale przynajmniej pomoże odzyskać niesprawiedliwie odprowadzony podatek dochodowy i VAT.

A jeżeli ? bo wszystko jest możliwe ? kontrahent odzyska sumienie i zapłaci nam, już po tym gdy zaliczyliśmy należność jako nieściągalną, po prostu ponownie księgujemy ją jako przychód.

Oczywiście w przypadku omawianego tematu, życzę wam wyłącznie tych ostatnich sekwencji działań. Bo przecież po to pracujemy, żeby klienci chcieli płacić 🙂

Do pobrania: Protokół potwierdzający nieściągalność należności

Pola wyróżnione na żółto, są pozostawione do uzupełnienia.

Literatura:

  1. Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 851 ze zm.).
  2. Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
  3. Ustawa z 17 listopada 1964 r. ? Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.).
  4. Nieściągalną wierzytelność można zaliczyć do kosztów; Justyna Bartnik w: Gazeta Prawna, wydanie z 30 listopada 2015 (nr 232)
Zapisz się na porcję bezpłatnych, dodatkowych informacji!
Prosto do Twojej skrzynki informacje prawne przydatne w biurze, pliki uzupełniające wpisy na blogu, dodatkowe wieści i informacje.
Sama nie cierpię spamu. Twój adres nigdy nie będzie nikomu przekazany.
Iza Krzyszycha
Follow Iza Krzyszycha:

Tak się cieszę, że mogę dzielić się tym co się nauczyłam, doświadczyłam! Zawsze, gdy udaje mi się komuś pomóc, mam ochotę śpiewać "mam tę mooooc. Jeśli pomogłam Ci jakkolwiek - napisz mi o tym proszę. Dzięki temu będę miała jeszcze więcej siły na pomaganie :)

Leave a Reply